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Aber auch das klassische Buch hat nicht ausgedient.

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Mandanten-Information:

Verschärfte Anforderungen an elektronische Kassen- und andere Vorsysteme zu Ihrer Buchhaltung - was heute schon gilt, was 2017 auf Sie zukommt und was sich 2020 nochmal ändern soll

Sehr geehrte Mandantin, sehr geehrter Mandant,

bereits mit unserer Mandanteninformation 2015 zu den GoBD (kurz für: Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) hatten wir Sie über die wesentlichen Anforderungen der Finanzverwaltung an Buchführung und Belegwesen im digitalen Zeitalter informiert. Nachdem nun auch bereits erste Erfahrungen aus Betriebsprüfungen über die Handhabung durch die Finanzverwaltung vorliegen, greifen wir das Thema nochmal auf. Dabei gehen wir nachfolgend insbesondere auf die speziellen Anforderungen in Bezug auf die elektronische Kassenführung ein. Die verschärften Anforderungen an elektronische Kassen sind aber nur die Spitze des Eisbergs. Andere Vorsysteme werden folgen. Außer den Taxametern und elektronischen Waagen sind Warenwirtschaftssysteme Faktura- und alle anderen elektronischen „Vorsysteme“ zu nennen, deren Daten in die Buchhaltung eingehen.

Im Bereich der Kassenführung sind die konkreten Anforderungen an die elektronische Kassenführung am weitesten fortgeschritten, weil dort bereits seit 2010 die verschärften Anforderungen gelten, die damals noch GDPdU hießen. Es gibt zwei konkrete Anlasspunkte, warum wir das Thema jetzt nochmal aufgreifen:

  • Zum einen läuft die 2010 gewährte Übergangsregelung für nicht aufrüstbare elektronische Kassen nun zum 31.12.2016 endgültig aus.
  • Zum anderen zeigt die berufliche Praxis, dass die Prüflatte für die seit 2015 allgemein geltenden Ordnungsmäßigkeitskriterien elektronischer Systeme in Betriebsprüfungen hoch angelegt wird.

Und dass Buchführungsmängel den Finanzämtern Tür und Tor für Schätzungen öffnen, brauchen wir Ihnen nicht weiter zu erläutern. Damit wird das Thema zukünftig für jedes Unternehmen und freiberufliche Praxis, wo digital gearbeitet wird, von Relevanz und Brisanz sein.

Seien Sie dabei gewiss: wir würden das Thema nicht aufgreifen, wenn nicht auch unser Berufsalltag uns, die Bedeutung in Form von faktischen Betriebsprüfungsergebnisse gelehrt hätte. Wir bitten Sie daher sich die Zeit zur Lektüre der folgenden Punkte zu nehmen und stehen Ihnen natürlich für Rückfragen und Beratung in der Sache zur Verfügung!

Mit freundlichen Grüßen

Die Partner und Mitarbeiter der bpw-Niederlassungen

 

 

Das Grundproblem vorab: In Form von sog. BMF-Schreiben (Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen) hält die Finanzverwaltung formelle Anforderungen an elektronische Kassen, Buchführung und (neu seit 2015 lt. GoBD) auch für steuerlich relevante Vorsysteme fest. Als Vorsysteme sind zunächst einmal all Ihre elektronischen Helferlein im Berufsalltag zu verstehen, wie insbesondere

  • Warenwirtschaftssysteme,
  • Lagerverwaltungsprogramme,
  • Rechnungsschreibungsprogramme,
  • Bei Ärzten: die Patientenkartei und Abrechnungssysteme,
  • u.s.w.

Aktuelle Veröffentlichungen legen nahe, dass in Zukunft das Finanzamt verstärkte Einblicke in Ihre betrieblichen Abläufe (Stichwort „Verfahrensdokumentation“) und Systeme einschließlich der Bereitstellung elektronischer Daten zur Auswertung über Schnittstellen aus o.g. Systemen erwarten und einfordern wird. In der Folge soll das Thema anhand des elektronischen Vorreiterthemas Kassenführung dargestellt werden. Insbesondere die Ausführungen zu den GoBD sind jedoch übertragbar und für alle Vorsysteme grundsätzlich von Relevanz.

Für Betriebsprüfungsfälle, die zur Beanstandung der Kassenführung führen, gestaltet sich die Problematik aktuell, wie folgt: Die Kassendaten sind dem Prüfer mit Programmieranleitung/-protokollen und Verfahrensdokumentation zur Verfügung zu stellen. Formale Mängel in der Kassenführung, d.h. wenn die Führung der Kassen nicht den Vorgaben entspricht bzw. Belege/Nachweise nicht vorlegt werden können, führen dazu, dass der Betriebsprüfer die steuerlich erklärten Werte vom Grundsatz her anzweifelt und den Raum für steuerliche Hinzuschätzungen auf Basis von Erfahrungswerten eröffnet sieht. Im Endergebnis können handfeste Steuernachzahlungen resultieren.

Ein Anlass dazu könnte das Auslaufen einer wichtigen Übergangsfrist zum 31.12.2016 sein, nach der jede Kassen den Vorgaben des Finanzamts genügen muss. Vielleicht ist sogar eine Neuanschaffung nötig, wenn eine Umrüstung aus technischer Sicht (z.B. wegen des Alters oder des Typs der Kasse) nicht mehr möglich ist.

Schließlich sind da noch die besagten und schon seit 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), die Sie auch bei der Kassenführung berücksichtigen müssen.

In naher Zukunft - voraussichtlich ab 2020 - wird es Unternehmern von Seiten des Finanzamts wahrscheinlich sogar noch stärker „an die Kasse gehen“. Denn derzeit werden im Rahmen eines Gesetzentwurfs weitere Regelungen zur Verhinderung von Kassenmanipulationen diskutiert. Unter anderem soll das Finanzamt durch das Instrument der sogenannten Kassennachschau die Möglichkeit bekommen, die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung unangemeldet zu überprüfen.

Die verschärften Anforderungen an Kassensysteme sind deshalb in aller Munde. Aber was ist nun eigentlich bei der Kassenführung zu beachten? Bis wann müssen die Kassensysteme welche Anforderungen erfüllen und welche Kassen müssen überhaupt angepasst werden? Auf den folgenden Seiten geben wir Ihnen Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Thema Kassenführung und informieren Sie über die wichtigsten Brennpunkte und Risiken.

1. Überblick über die Kassenarten

Für Unternehmen mit Bargeschäften sind die Kassendaten Ausgangspunkt für die Berechnung der Umsatzerlöse im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), bei der Bilanzierung oder bei der Einnahmenüberschussrechnung. Die Kassensysteme unterscheiden sich hierbei stark, je nachdem, in welchen Gewerbezweigen sie eingesetzt werden und wie hoch das jeweilige Geschäftsaufkommen ist. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die am häufigsten verwendeten Kassentypen.

1.1 Die offene Ladenkasse

Die offene Ladenkasse ist eine rein manuelle oder mechanische Einrichtung, etwa eine Schublade mit Fächern, eine Geldkassette oder Ähnliches. Häufig wird auch die Thekenkasse in der Gastronomie auf diese Weise geführt. Es findet keinerlei elektronische Datenaufzeichnung statt. Die Tageseinnahmen werden anhand eines Kassenberichts ermittelt, der zehn Jahre lang aufbewahrt werden muss. Zur Ermittlung der Tagesendsummen kann zum Beispiel eine handschriftliche Liste mit Einzelaufzeichnung jeder Einnahme genutzt werden. Wird eine Excel-Liste verwendet, sollte abends eine pdf-Datei erstellt werden und ggfs ein Ausdruck erstellt und mit Datum abgezeichnet werden. Wird keine Einzelaufzeichnung aller Einnahmen gemacht (z.B. Einzelhandel mit Kleinteilen oder Thekengeschäft), muss die Tageseinnahme abends durch Zählen und retrograde Berechnung in einem sog. Tageskassenbericht ermittelt werden. Hierfür halten wir ein Schema für Sie bereit. Das System der offenen Ladenkasse ist fehleranfällig und lässt praktisch keine Kontrollen des tatsächlichen Geschehens zu. Es sollte daher nur bei sehr überschaubaren Verhältnissen genutzt werden.Ob es letztendlich langfristig beim Finanzamt Bestand hat, erscheint nicht gesichert. Grundsätzlich soll es weiterhin zulässig sein. Andererseits werden in Fachkreisen erste Zweifel laut.

1.2 Elektronische Kassensysteme

Die erste, damals noch mechanische Registrierkasse wurde 1879 in den USA vom Saloonbesitzer James Ritty erfunden. Es ging damals vornehmlich darum, durch ein Signal beim Öffnen der Kasse Diebstähle des Personals einzuschränken. Außerdem wurde ein Papierbeleg gedruckt. Die Firma Ritty ist zwar heute noch im Markt tätig; die mechanische Registrierkasse dürfte mittlerweile allerdings Seltenheitswert haben. Moderne elektronische Kassensysteme werden heute oft als Scannerkassen betrieben; hier spart man sich das Eintippen des Warenpreises. Die Artikeldaten werden in einer Datenbank hinterlegt, die entsprechend gepflegt werden muss.

Die elektronischen Kassensysteme lassen sich hinsichtlich ihrer Funktionen in folgende Varianten aufteilen:

Elektronische Registrierkassen mit Drucklaufwerken

Zu unterscheiden sind Registrierkassen mit zwei oder einem Drucklaufwerk. Bei der Variante mit zwei Drucklaufwerken erhält der Kunde einen Papierbeleg (Kassenbon), mit dem zweiten Laufwerk wird ein Papierjournal erstellt. Weiter gehende elektronische Aufzeichnungen erfolgen in der Regel nicht.

Bei Kassen mit nur einem Drucklaufwerk erfolgt die Erstellung des Journals elektronisch, die Daten werden jedoch regelmäßig nach der Erstellung des Tagesendsummenbons (sogenannter Z-Bon) gelöscht. Das geschieht schon allein deshalb, weil diese Kassen normalerweise nicht über ausreichende Speicherkapazitäten für größere Datenmengen verfügen. Dieses System galt lange bei richtiger Handhabung als unangreifbar und in einem Schreiben vom 9.1.1996 hat die Finanzverwaltung beschrieben, unter welchen Voraussetzungen die Aufbewahrung lückenloser Z-Bons zum Nachweis der Bareinnahmen ausreicht. Allerdings haben sich mit fortschreitenden technischen Möglichkeiten offenbar auch bei diesen einfachen Kassen technische Manipulationsmöglichkeiten ergeben, die nach dem Eindruck und den von außen nicht überprüfbaren Feststellungen der Finanzverwaltung auf auf breiter Front „genutzt“ wurden. Bereits im Jahr 2010 hat daher die Finanzverwaltung in einem neuen Schreiben vom 26.11.2010 zur Kassenführung verschärfte Regeln für Bargelderfassungssysteme – außer den Registrierkassen auch Taxameter und elektronische Waagen und PC-Kassen – festgelegt.

PC-Kassen

Die PC-Kasse hat als Grundlage ein Betriebssystem, zum Beispiel Windows oder Linux, das eine direkte Weiterverarbeitung der aufgezeichneten Daten in den betrieblichen Systemen der elektronischen Datenverarbeitung (EDV) ermöglicht. Aktuelle Systeme dieser Art sind darüber hinaus mit einem Touchscreen ausgestattet.

Neben dem den PC-Kassen zugrundeliegenden Betriebssystem gibt es eine Kassensoftware für den eigentlichen Kassenbetrieb. Dies kann eine Standardsoftware oder - insbesondere bei Anwendern mit vielen Geschäftsvorfällen - eine auf die speziellen betrieblichen Bedürfnisse zugeschnittene Individual- oder Branchensoftware sein.

PC-Kassen gelten als „offene Systeme“, da Hard- und Software grundsätzlich getrennt voneinander bezogen werden können. Daneben gibt es aber auch „geschlossene Systeme“, bei denen Hard- und Software zusammen von einem Anbieter bezogen werden müssen. Gegenüber den offenen haben die geschlossenen Systeme den Vorteil einer höheren Ausfall- und Datensicherheit, da die allgemeinen Betriebssysteme hier oftmals Schwächen und Sicherheitslücken haben. Nachteile der geschlossenen Systeme sind die Abhängigkeit von einem bestimmten Anbieter und die Einschränkung bei der Anbindung an weitere betriebliche EDV-Systeme. Das A und O ist, dass die Daten „revisionssicher“ aufgezeichnet werden, d.h. nachträgliche Änderungen müssen unmöglich bzw. erkennbar und nachvollziehbar sein. In anderen Worten: Es wird alles gespeichert, Änderungen einschließlich Programmierungen werden protokolliert und ebenso gespeichert.

2. Elektronische Kassen und die GoBD

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat am 14.11.2014 ein Schreiben über die GoBD veröffentlicht. Damit hat es die vorher geltenden GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) abgelöst und seine Vorgaben an den technischen Fortschritt angepasst. Die GoBD sind seit 2015 anzuwenden.

Von den Regelungen der GoBD sind alle elektronischen Systeme betroffen, die in irgendeiner Art relevante Daten für die betriebliche Buchführung liefern. Neben der betrieblichen EDV zählen hierzu auch sogenannte Vor- und Nebensysteme. Das können zum Beispiel elektronische Waagen, Taxameter, Zeiterfassungssysteme und eben auch elektronische Kassensysteme sein. Bei den Vor- oder Nebensystemen kommt es nicht auf die Bezeichnung an, sondern auf die Frage, ob in dem System buchführungs- oder aufzeichnungspflichtige Daten erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden.

2.1 Die GoBD im Einzelnen

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Hintergrund der GoBD ist der Gedanke, dass es eine elektronische Buchführung genauso wie eine Papierbuchhaltung ermöglichen muss, innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die gebuchten Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens zu geben. Die Verarbeitungskette vom eingehenden Beleg über die Grundbuchaufzeichnungen, Journale und Konten bis hin zur Steuererklärung muss lückenlos nachvollziehbar sein. Wie auch in der Papierbuchhaltung gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg! Das gilt selbst dann, wenn der Beleg nur auf elektronischer Basis vorliegt.

Hinweis:
Als Faustregel für die Ordnungsmäßigkeit einer elektronischen Buchführung gilt der sogenannte Analogieschluss. Hinsichtlich der Nachprüfbarkeit stellt sich daher immer die Frage, ob die elektronische Buchführung dieselbe Sicherheit und Datenqualität liefert wie die Buchführung in der „Papierwelt“ und ob das elektronische System den Weg des Belegs bis zur Position in der Bilanz oder der GuV genauso übersichtlich nachzeichnen kann wie eine gut geführte Papierakte mit entsprechenden Arbeitspapieren.

Vollständigkeit

Auch bei elektronischen Aufzeichnungen sind für jeden Geschäftsvorfall alle relevanten Informationen festzuhalten (z.B. Name des Geschäftspartners, Datum und konkrete Leistungsbeschreibung).

Zu beachten ist, dass verdichtete Aufzeichnungen nur dann zulässig sind, wenn sich die Zusammensetzung nachvollziehen lässt und die einzelnen Vorgänge kenntlich gemacht werden können. Es dürfen durch die EDV keine Geschäftsvorfälle unterdrückt werden. So sind etwa Kassensysteme, die die Erstellung von Belegen ohne entsprechende Verbuchung der Einnahmen ermöglichen, unzulässig. Stornobuchungen und Löschungen müssen nachvollziehbar sein.

Hinweis:
Der Teufel kann im Detail der Funktionen des Kassensystems stecken. Oftmals haben Kassen zum Beispiel einen Trainingsmodus für Auszubildende. Hier müssen Missbrauchsmöglichkeiten ausgeschlossen sein, zum Beispiel dadurch, dass ein Umschalten auf den Trainingsmodus auch tatsächlich dokumentiert wird.

Von dem Grundsatz der Vollständigkeit gibt es Ausnahmen, so müssen Name und Adresse des jeweiligen Kunden bei Bargeschäften im Einzelhandel nicht erfasst werden, wenn Waren von geringem Wert an eine Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden. Das gilt z.B: nicht für individuelle Einzelanfertigungen.

Wichtig!
Abgesehen von den oben genannten Erleichterungen gilt jedoch auch im Einzelhandel der Grundsatz der Einzelaufzeichnung. Das bedeutet, dass der Verkauf jedes Artikels im Kassensystem dokumentiert werden muss. Gerade für ältere Systeme kann dies ein Problem darstellen.

Richtige und zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung

Richtigkeit bedeutet in diesem Fall, dass die Aufzeichnungen mit den tatsächlichen Vorgängen übereinstimmen müssen. Deshalb ist es auch wichtig, dass ein enger zeitlicher Zusammenhang zwischen einem Geschäftsvorfall und seiner Erfassung in der elektronischen Buchhaltung besteht. Das gilt auch für die Daten aus den Kassensystemen.

Bei Kasseneinnahmen gilt die Regel der täglichen Erfassung. Bei einer offenen Ladenkasse ist deshalb ein Kassenbuch zu führen. Bei Geräten mit Z-Bon-Funktion sind die entsprechenden Belege chronologisch aufzubewahren (lückenlos, d.h. auch Null- und Trainingsbons!).. Schon allein aus Gründen der Übersichtlichkeit und für die Erstellung von weiteren Auswertungen und Übersichten sollte zusätzlich eine Aufzeichnung der Tagesendsummen erfolgen.

Ordnung und Unveränderbarkeit

Die Ordnung der Buchführung verlangt eine syste-matische Erfassung sowie übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen. Schon die Sammlung der Unterlagen muss planmäßig erfolgen. Bare und unbare Geschäftsvorfälle sollten getrennt verbucht, Änderungen in der Buchführung klar dokumentiert werden.

Bei einer offenen Ladenkasse kann auch eine Tabellenkalkulation verwendet werden. Diese sollte jedoch täglich in ein unveränderbares Format, zum Beispiel in ein PDF-Dokument, konvertiert und mit dem entsprechenden Tagesdatum versehen werden. Bei einer Kassenbuchführung mit Hilfe einer Tabellenkalkulation empfiehlt es sich, die entsprechende Datei täglich nachvollziehbar revisionssicher abzuspeichern, um das Befolgen der Regel zu dokumentieren. Eine Excel-Datei allein genügt den Anforderungen an die Unveränderbarkeit nicht.

Unprotokollierte Änderungen in den Datenbeständen sind nicht zulässig. Augenmerk ist dabei auch auf die Übertragung von Daten aus dem Kassensystem in die weitere Buchhaltung zu legen. Nach Ansicht der Finanzverwaltung ist es unzulässig, wenn elektronische Grundbuchaufzeichnungen aus einem Kassen- oder Warenwirtschaftssystem über eine Datenschnittstelle in ein Office-Programm exportiert, dort unprotokolliert editiert und anschließend über eine Datenschnittstelle in das Buchführungsprogramm reimportiert werden. Es muss also auch beim Übertragungsvorgang vom Speicher der Kasse in das Buchführungsprogramm auf die Protokollierung der Arbeitsschritte geachtet werden.

Verfahrensdokumentation

Aus der Verfahrensdokumentation müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie Ergebnisse des EDV-Verfahrens im Rahmen der elektronischen Buchführung vollständig und schlüssig hervorgehen.Hiernach muss die Verfahrensdokumentation insbesondere folgende Punkte enthalten:

  • Eine allgemeine Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme. Das gilt auch für Kassensysteme, die im Gesamtsystem als Vorsysteme gelten. Die Beschreibung sollte in einem kurzen, kommentierten Ablaufdiagramm dargestellt werden, damit sich der Prüfer einen Gesamtüberblick verschaffen kann.
  • Eine umfassende Gebrauchsanweisung für den Anwender, die detailliert und verständlich durch die einzelnen Prozessschritte führt. Hierzu kann Bezug auf bestehende Gebrauchsanleitungen genommen werden, also auch auf die Gebrauchsanleitung für das Kassensystem.
  • In einer technischen Systemdokumentation sind insbesondere Details zu der verwendeten Hard- und Software zu erfassen. Entsprechend müssen die technischen Spezifikationen des verwendeten Kassensystems aufgeführt werden (z.B. verwendetes Betriebssystem, Name und Version der Kassensoftware).
  • Eine Betriebsdokumentation, also eine Darstellung des betrieblichen Umfelds, der Branche und relevanter Kennzahlen des Betriebs aus technischer und organisatorischer Sicht.
  • Eine Beschreibung des sogenannten internen Kontrollsystems, zu dem Sie weiter unten mehr Informationen finden.
  • Ausführungen zum Datensicherungskonzept mit Informationen zu den verwendeten Datenträgern und Back-up-Systemen

Hinweis:
Dieser Punkt ist auch aus praktischer Sicht enorm wichtig: Lokale elektronische Aufzeichnungen können durch unvorhergesehene Ereignisse (z.B. Brand, Diebstahl, Hochwasser) zerstört werden. Deshalb ist es wichtig, regelmäßig Sicherungskopien zu erstellen, die zum Beispiel auf portablen Datenträgern oder in externen Rechenzentren gespeichert werden. Eine mögliche Lösung ist auch die Speicherung in einer Daten-Cloud.

  • Eine nachvollziehbare Historie der Änderungen innerhalb der Dokumentation.

Hinweis:
Hinsichtlich der Verfahrensdokumentation ist die Finanzverwaltung zumindest in einem ersten Schritt großzügig: Fehlt diese oder ist sie ungenügend, stellt dies zumindest dann keinen schwerwiegenden Mangel dar, wenn die Nachprüfbarkeit und die Nachvollziehbarkeit ansonsten gesichert sind. Wird an anderer Stelle ein Fehler aufgedeckt, kann die fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation allerdings durchaus negative Auswirkungen auf den Gesamteindruck haben.
Schwerwiegende Mängel können zum Verwerfen der Buchhaltung und gegebenenfalls zu einer unvorteilhaften Schätzung der Besteuerungsgrundlagen oder zu aufwendigen Nacharbeiten führen.

Internes Kontrollsystem

Innerhalb der Verfahrensdokumentation kommt der Beschreibung des internen Kontrollsystems eine herausragende Bedeutung zu. Im Betrieb müssen wirksame Kontrollen eingerichtet werden, die die Einhaltung der Ordnungsvorschriften der GoBD sicherstellen. Das System darf nicht nur auf dem Papier bestehen, sondern die Kontrolle muss tatsächlich ausgeübt werden.

Das interne Kontrollsystem umfasst insbesondere die Kontrolle der Zugangs- und Zugriffsberechtigungen auf die Systeme der elektronischen Buchführung und der vorgelagerten Systeme und damit auch auf das Kassensystem. Es muss dokumentiert werden, wer wann an der Kasse gearbeitet hat, etwa anhand der Nutzungsprofile bei PC-Kassen oder durch die Dokumentation von Schlüsselübergaben bei sonstigen Registrierkassen, die sich nicht personalisieren lassen.

3. Die Neuerungen ab 2017

3.1 Die Erwartungen der Finanzverwaltung

Mit dem BMF-Schreiben vom 26.10.2010 hat die Finanzverwaltung Stellung zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften genommen. Die darin niedergelegten Grundsätze besagen insbesondere, dass ab dem 01.01.2017

  • die Daten in Registrierkassen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden müssen,
  • alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen sind,
  • für alle elektronischen Kassenaufzeichnungen eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt.

Diese Vorgaben gelten für elektronische Registrierkassen, also für elektronische Kassen mit Drucklaufwerken und für PC-Kassen.

Hinweis:
Die offene Ladenkasse ist als ein rein manuelles System von den Änderungen nicht erfasst.

Hinsichtlich der Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle und der Speicherung der Daten gilt folgende Anwendungsregelung:

  • Soweit ein Gerät bauartbedingt den Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt und nicht aufrüstbar ist, wird es nicht beanstandet, wenn es bis zum 31.12.2016 weiterhin im Betrieb eingesetzt wird.
  • Ist jedoch eine Anpassung der Kasse an die Anforderungen möglich (z.B. durch Speichererweiterung oder Software-Update), ist diese schon vor dem 31.12.2016 vorzunehmen. Andernfalls liegt ein Verstoß gegen die formellen Vorschriften zur Kassenführung vor. Die Buchführung ist dann nicht mehr ordnungsgemäß und kann verworfen werden. Folge hiervon kann eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen sein.

Hinweis:
Unter Berücksichtigung der GoBD und der Vorgaben des BMF-Schreibens vom 26.10.2010 lassen sich die folgenden Hauptanforderungen an die Aufzeichnungen von elektronischen Kassensystemen zusammenfassen:

  • Grundsatz der Einzelaufzeichnung: Alle relevanten Daten des Kassensystems, insbesondere elektronisch erzeugte Rechnungen und Belege, müssen unveränderbar abgespeichert und vollständig aufbewahrt werden.
  • Ebenso aufzuzeichnen sind Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammänderungsdaten.
  • Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich aufgezeichnet werden.
  • Die Erfassung der Geschäftsvorfälle darf nicht unterdrückt werden, das heißt, eine Bon- oder Rechnungserteilung ohne Erfassung der vereinnahmten Beträge ist unzulässig.
  • Daten müssen über einen Zeitraum von zehn Jahren verlustfrei gespeichert werden können. Bedienungsanleitungen sowie Handbücher und Wartungsprotokolle sind ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren.
  • Alle relevanten Daten müssen für den Zugriff des Finanzamts jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können.

Gehen Sie davon aus, dass die Handhabung durch die Finanzverwaltung absolut kleinlich ist.

Hinweis:

  • Wenn Ihr Kassensystem nicht aufrüstbar ist, lassen Sie sich das von Ihrem Kassenhersteller schriftlich bescheinigen.
  • Führen Sie über Programmierungen Protokoll.
  • Wenn Programmierarbeiten von Ihrem Systemhaus vorgenommen werden, lassen Sie sich Arbeitsprotokolle geben und bewahren diese auf.
  • Prüfen Sie, ob ggfs. Ihr Kassensystem eine automatische Protokollfunktion hat.

3.2 Einzelaufzeichnung ab 2017 wirklich erforderlich?

Sowohl das Schreiben des BMF vom 26.10.2010 als auch das Schreiben zu den GoBD vom 14.11.2014 sind im Grunde nur Meinungsäußerungen der Verwaltung zur Anwendung der allgemeinen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung mit Mitteln der EDV. Zwar gibt es teilweise auch entsprechende gesetzliche Vorschriften, jedoch sind diese bei weitem nicht konkretisiert. So geht das Handelsgesetzbuch immer noch von einer komplett ohne Computer geführten Buchführung aus, auch wenn heutzutage praktisch niemand mehr auf den Einsatz von EDV verzichtet.

Gerichtlich wurde festgestellt, dass eine Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle nach den derzeitigen Vorschriften für bestimmte Wirtschaftsbereiche nicht erforderlich ist. Dies hat der Bundesfinanzhof (BFH) bereits 1966 für Einzelhandelsunternehmen festgestellt, die an eine Vielzahl von Personen Waren von geringem Wert verkaufen (z.B. Lebensmitteleinzelhandel, Apotheken). Auch hat er darauf hingewiesen, dass es keine gesetzliche Bestimmung für Einzelaufzeichnungen bei Bargeschäften gibt, sondern sich dies allenfalls aus der kaufmännischen Übung ergeben könnte. Dazu war aber die eingeholte Fachmeinung des DIHT seinerzeit nicht eindeutig. Die Finanzverwaltung hat die Rechtsprechung in einem Schreiben von 2004 übernommen und gestützt auf den Grundsatz der Zumutbarkeit jedenfalls bei Annahme von Bargeld im Wert von 15.000 € und mehr die Einzelaufzeichnung gefordert.

Die Übertragbarkeit der Rechtsprechung auf zukünftige Fälle ist allerdings mit einer gewissen Vorsicht zu genießen: Besteht nämlich bei dem benutzten Kassensystem die Möglichkeit der Einzelaufzeichnung, muss diese laut BFH auch genutzt werden! Ein Wahlrecht besteht dann nicht, denn die Erleichterung war unter anderem damit begründet, dass es „technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich“ sei, im Einzelhandel die gleichen Anforderungen an die Einzelaufzeichnung zu stellen wie bei anderen Handelsgeschäften. D.h mit dem technischen Fortschritt ist es durchaus möglich, dass ein Urteil zukünftig anders ausfallen würde.

Hinweis:
Das Finanzamt orientiert sich an den Vorgaben des BMF. Gelingt der Verweis auf die Rechtsprechung des BFH nicht, kann dies Steuernachzahlungen nach sich ziehen. Für die Zukunft kann man daher nicht dazu raten, die neuen Vorgaben zu ignorieren. Für Altfälle kann eventuell ein Gang vor das Finanzgericht erforderlich werden.

4. Was genau ist zu tun?

Die GoBD sowie das Auslaufen der Übergangsfrist zum 31.12.2016 stellen eventuell auch für Ihr Unternehmen und Ihre Kassen eine technische Herausforderung dar.

4.1 Bestandsaufnahme

Wir empfehlen im ersten Schritt eine Bestandsaufnahme: Welches Kassensystem verwenden Sie konkret?

Im Fall der offenen Ladenkasse …

ändert sich für Sie 2017 erst einmal nichts, da nur elektronische Kassensysteme betroffen sind. Achten Sie aber darauf, dass Sie die übrigen Anforderungen erfüllen wie tägliche, revisionssichere Aufzeichnung, ggfs Einzelaufzeichnung, wenn nicht klassischer Einzelhandel an Endverbraucher. Sollten Sie ein elektronisches Buchhaltungsprogramm verwenden, ist nach den GoBD insbesondere die zeitnahe Erfassung Ihrer Kasseneinnahmen wichtig. Wenn Sie Ihren Kassenbericht zum Beispiel in Form einer Excel-Tabelle führen, achten Sie darauf, ihn in einem unveränderbaren Format (z.B. als PDF-Datei) abzuspeichern.

Im Fall einer elektronischen Registrierkasse oder einer PC-Kasse …

prüfen Sie, ob Ihr System eventuell schon die neuen Voraussetzungen erfüllt. Bei mangelnden Speicherkapazitäten, die einer Einzelaufzeichnung im Wege stehen bzw. nicht ausreicht, um alle Einzelvorgänge 10 Jahre zu speichern, können Sie bei moderneren Systemen in der Regel relativ einfach nachrüsten. Auch hier müssen Sie außerdem die übrigen Anforderungen der GoBD erfüllen.

Hinweis:
Aufrüstbare Kassen müssen auch schon vor Ablauf des 31.12.2016 aufgerüstet sein. Nicht aufrüstbare Kassen, müssen spätestens zum 1.1.2017 ausgetauscht werden.

4.2 Was ist die beste Lösung für Ihr Unternehmen?

Hier kann keine allgemeingültige Aussage getroffen werden. Nachdem Sie bei der Bestandsaufnahme Ihren Bedarf analysiert haben, sollten Sie hierauf aufbauend eine Lösung entwickeln, die den Anforderungen entspricht, aber auch kostenschonend und praktikabel für Ihr Unternehmen ist.

Auch an die Zukunft denken

Neben der Einzelaufzeichnungspflicht und der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist der Daten sollten Sie auch die Anforderungen der GoBD, insbesondere hinsichtlich einer lückenlosen Protokollierung aller Prozesse, im Auge behalten. Lassen Sie sich die GoBD-Kompatibilität vom Anbieter schriftlich bestätigen. Dies sollte dann auch die Möglichkeit des elektronischen Datenzugriffs bei der Betriebsprüfung mit einschließen.

Kosten- Nutzenüberlegungen

Die Aufrüstung oder die Neuanschaffung einer elektronischen Registrierkasse erscheint vielen Unternehmen zu teuer. Die aufzuwendenden Beträge bewegen sich je nach Umfang und Komfort im drei- bis vierstelligen Bereich. Das relativiert sich, wenn man berücksichtigt, dass sich Mehrsteuern bei Kassenmängeln in Betriebsprüfungen in bargeldintensiven Branchen auch leicht mal im fünfstelligen Bereich bewegen können. Beratungs- und Rechtsdurchsetzungskosten noch gar nicht gerechnet. Eine Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile der elektronischen Registrierkasse und der PC-Kasse finden Sie im nächsten Schaubild.

Gerade wenn Ihr Unternehmen auf Wachstumskurs ist und mit einem mittelfristigen Anstieg der Geschäftsvorfälle zu rechnen ist, sollten Sie nicht nur über eine kurzfristige Erfüllung der Anforderungen nachdenken, sondern über ein zukunftsfähiges Gesamtsystem mit Kapazitätsreserven (s. hierzu nachfolgend Punkt 5).

5. Neuer Gesetzentwurf: Weitere Änderungen für elektronische Kassen und andere digitale Grundaufzeichnungen ab 1. Januar 2020

Das Bundeskabinett hat am 16.07.2016 den „Entwurf eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vorgelegt. Damit wird schon klar, dass es nicht nur um Kassensysteme geht, auch wenn diese zunächst im Fokus stehen.

Im Einzelnen heißt es in der Pressemitteilung dazu:

Künftig müssen nach dem Gesetzentwurf die sogenannten Grundaufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet auf einem Speichermedium gesichert werden. Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen dafür über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt manipuliert werden können. Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) soll die technischen Anforderungen an diese Sicherheitseinrichtung definieren und anschließend entsprechende Anbieterlösungen zertifizieren. Der Gesetzentwurf schreibt keine bestimmte Lösung vor, sondern ist technologieoffen und herstellerunabhängig ausgestaltet. Damit wird den jeweiligen Verhältnissen der verschiedenen Wirtschaftszweige Rechnung getragen, außerdem kann so technische Innovation berücksichtigt werden.

Die von der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt entwickelte INSIKA-Smartcard erfüllt heute schon viele Anforderungen des vorgesehenen Zertifizierungsverfahrens. Die INSIKA-Smartcard dürfte somit ohne größeren Aufwand nach kleineren, noch erforderlichen Anpassungen als ein technisches Sicherheitsmodul zertifiziert werden können.

Die Einführung einer allgemeinen Registrierkassenpflicht sieht der Gesetzentwurf nicht vor. Sie wäre aus Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten unverhältnismäßig. Dies gilt insbesondere bei Wochenmärkten, Gemeinde-, Vereinsfesten oder Hofläden und Straßenverkäufern sowie Personen, die ihre Dienstleistungen nicht an festen Orten gebieten. Ausnahmen wären zudem nicht rechtssicher abgrenzbar. Die Kontrolle einer verpflichtenden Nutzung von Registrierkassen wäre zudem mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden.

Quelle: Bundesministerium der Finanzen, PM vom 13.07.2016

Der Gesetzentwurf sieht eine Belegausgabe auf Verlangen des Kunden vor. Es wird damit ausdrücklich gesetzlich normiert, dass jedem Kunden das Recht zusteht, einen Beleg zu fordern. Eine Belegausgabepflicht ist nicht vorgesehen, da steuerliche Kontrollen auch ohne eine derartige Pflicht möglich sind.

Ergänzend zu den bereits vorhandenen Instrumenten der Steuerkontrolle in Unternehmen soll als neues Instrument eine Kassen-Nachschau gesetzlich eingeführt werden. Diese Kassen-Nachschau soll als eigenständiges Verfahren speziell zum Zwecke der Überprüfung von Aufzeichnungen mittels Registrierkassen eingeführt werden.

Werden Verstöße gegen die neuen Verpflichtungen zur ordnungsgemäßen Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtung festgestellt, können diese als Steuerordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Anwendung ab 01.01.2020 geplant …

Die Sicherheitseinrichtung ist verpflichtend ab dem 1. Januar 2020 einzusetzen.

…mit Übergangsregelung für neue Kassen nach Standard 2010 bis 31.12.2022

Aus Gründen des Vertrauensschutzes wurde eine Übergangsregelung für Unternehmen aufgenommen, die sich eine neue Kasse gemäß den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 angeschafft haben, aber diese bauartbedingt nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufrüsten können. Diese Kassen können längstens bis zum 31. Dezember 2022 genutzt werden.

6. Fazit

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Kassensystem den Anforderungen entspricht und ob und wo Handlungsbedarf besteht, empfehlen wir Ihnen unbedingt eine Bestandsaufnahme. Auch wer glaubt, mit seinem System technisch auf der Höhe zu sein, erfüllt ggfs doch nicht alle Anforderungen der GoBD wie zeitnahe Aufzeichnung, Protokollierung u.a. Außer der reinen Betriebsanleitung können wir zudem nur empfehlen auch über eine Verfahrensdokumentation zu verfügen, die komplett ausgefüllt ist.

Rechtsstand: 13.07.2016

Alle Hinweise und Angaben wurden von uns sorgfältig zusammengestellt. Sie dienen der Beratungsunterstützung und Vorabinformation unserer Mandanten. Bitte haben Sie jedoch Verständnis dafür, dass wir eine Gewähr und Haftung nur auf Grund von ausdrücklich erteilten Einzelberatungsaufträgen übernehmen können. Sie haben Fragen? Es gibt Unklarheiten? Oder Sie sehen Handlungsbedarf? Dann sprechen Sie uns gerne an und vereinbaren Sie bei Bedarf einen Besprechungstermin, damit wir mögliche Risiken und Konsequenzen für Ihren Einzelfall betrachten und erläutern können.

 

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