Die Privatnutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte durch den Arbeitnehmer ist steuerfrei, im Extremfall bis 100% Privatnutzung. Einziger Haken: Die Steuerfreiheit gilt nur, wenn es sich um betriebliche Geräte handelt. Das bedeutet, sie müssen Eigentum des Arbeitgebers sein oder aufgrund des Dienstverhältnisses durch einen Dritten im Namen des Arbeitgebers überlassen sein.
In einem aktuellen Urteil des Bundesfinanzhofs hat dieser entschieden, dass Eigentum des Arbeitgebers auch anzuerkennen ist, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Mobiltelefon zuvor für einen symbolischen Preis (hier: 1 € bzw. 6 €) abgekauft hat und es jetzt dem Arbeitnehmer im Rahmen des Dienstverhältnisses überlässt (d.h. Rückgabe spätestens bei Ende der Beschäftigung). Dann kann der Arbeitnehmer (und natürlich auch die Arbeitnehmerin) das Handy weiter mit der eigenen SIM-Karte nutzen und der Arbeitgeber kann die Kosten steuerfrei erstatten.
Die Finanzverwaltung erkennt diese Käufe vom Arbeitnehmer zu symbolischen Preisen bisher nicht an, da kein Fremdvergleich. Da bleibt also die Stellungnahme abzuwarten. Die Steuerfreiheit gilt auch bei Gehaltsumwandlung. Für die Sozialversicherungsfreiheit ist jedoch erforderlich, dass die Gewährung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Die Regeln gelten auch für betriebliche Computer und Software, die auch im Betrieb eingesetzt wird.
Hier wird man abwägen müssen, inwieweit solche Mischnutzungen von Geräten den Sicherheitsanforderungen entsprechen. Aus Sicht der Datensicherheit wird man streng getrennte Geräte bevorzugen.
Die Erstattung von Telefonkosten für einen vom Arbeitnehmer abgeschlossenen Mobilfunkvertrag durch den Arbeitgeber ist auch dann nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei, wenn der Arbeitgeber das Mobiltelefon, durch dessen Nutzung die Telefonkosten entstanden sind, von dem Arbeitnehmer zu einem niedrigen, auch unter dem Marktwert liegenden Preis erworben hat und er das Mobiltelefon dem Arbeitnehmer unmittelbar danach wieder zur privaten Nutzung überlässt.
Quelle: BFH, Urteil vom 23. November 2022, VI R 50/20, veröffentlicht am 16.02.2023
Autorin: Dr. Dorothee Böttges-Papendorf, Stand 22.02.2023