Ordnungsgemäße Kassenführung

Checkliste Ordnungsmäßige Kassenführung

- Rechtsstand 01.01.2014 -

An die Verbuchung von Bareinnahmen und -ausgaben werden besonders hohe Anforderungen gestellt. Die Betriebsprüfer des Finanzamtes prüfen das Kassenbuch bzw. die entsprechenden Aufzeichnungen besonders kritisch. Kassenmängel berechtigen zur Verwerfung der Buchführung. Folge: die Einnahmen werden geschätzt und es kommt zu Nachzahlungen bei Umsatzsteuer, Einkommensteuer und ggf. Gewerbesteuer.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Das Kassenbuch ist eine Aufzeichnung über Bargeschäfte, also über Bareinnahmen und Barausgaben. Wer solche Geschäfte tätigt und Bücher führt, muss ein Kassenbuch führen. Wer nicht buchführungspflichtig ist und auch nicht freiwillig Bücher führt, braucht auch kein Kassenbuch zu führen. Allerdings müssen die (Bar-) Einnahmen und Ausgaben trotzdem zweifelsfrei festgehalten werden.

Ermittlung der (baren) Tageseinnahmen

Die Ermittlung kann erfolgen durch:

• Tageskassenbericht
  
  

• Einzelaufzeichnung (mit genauen Angaben zu jedem einzelnen Umsatz);
  Namentliche Aufzeichnung: zwingend bei Verkauf an gewerbliche Abnehmer/Wiederverkäufer (Warenausgangsaufzeichnungen § 144 AO) und immer bei wertvollen Einzelteilen und Sonderanfertigungen (z.B. Kfz, Schmuck, Gold)

• Registrierkasse
  Bei neu angeschafften Kassen werden nur noch sogenannte GDPdU-fähige Kassen anerkannt.
  
  

Grundsätze für die ordnungsgemäße Kassenführung

• Eintragungen in den Geschäftsbüchern müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 146 Abs. 1 S. 1 AO).

• (Bar-) Einnahmen und Ausgaben müssen täglich festgehalten werden (§146 Abs. 1 S. 2 AO).

• Jeder Buchung muss ein Beleg zugrunde liegen! (ggf. Eigenbeleg anfertigen).

• Einzahlungen aus der Kasse auf das Bankkonto und umgekehrt müssen ebenfalls eingetragen werden (Ausgabe-Kasse u. Einnahme-Bank und Einnahme-Kasse u. Ausgabe-Bank)

• Auch die Privateinlagen und Privatentnahmen sind täglich aufzuzeichnen.

• Bei privater Vorverauslagung und Erstattung aus der Kasse ist dies als Ausgabe zu erfassen. Datum ist das Datum der Auszahlung aus der Kasse.

• Geld regelmäßig zählen und mit ausgerechnetem Bestand lt. Kassenbuch abstimmen (Kassensturz siehe Rückseite).

• Der Kassenbestand kann nie negativ sein!

• Überschreibungen, Zwischenräume, nachträgliche Änderungen der Tageseinnahmen sowie erhebliche Rechenfehler rechtfertigen eine Verwerfung durch den Betriebsprüfer.

• Zählprotokolle, Bons, handschriftliche Abstimmzettel, Kellnerabrechnungen und andere Grundaufzeichnungen als Grundlage der Bestandsermittlung aufheben!
  
  

Praxis-Tipps:

• Kassensturzfähigkeit: der Sollbestand nach dem Kassenbuch muss jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse übereinstimmen. Kassensturz: Bestandsprüfung (Geld nachzählen und mit ausgerechnetem Betrag lt. Kassenbuch abgleichen) durch Verwendung eines Zählprotokolls gemäß obigem Muster „Kassenbestandsprüfung“.

• Kassensturz mit Zählprotokoll mindestens bei Kassenübergabe an anderen Kassenführer und zum Monatsende.

• Lohnsteuerfreie Erstattung von Kassenfehlbeträgen durch den Arbeitgeber an Mitarbeiter im Kassen- und Zähldienst bis zu 16 € monatlich möglich.

• Manche Kassenprogramme beinhalten ein Zählprotokoll mit Rechenfunktion für den Kassensturz.

Alle Hinweise und Angaben wurden von uns sorgfältig zusammengestellt. Sie dienen der Beratungsunterstützung und Vorabinformation unserer Mandanten. Bitte haben Sie jedoch Verständnis dafür, dass wir eine Gewähr und Haftung nur auf Grund von ausdrücklich erteilten Einzelberatungsaufträgen übernehmen können. Rufen Sie uns an und vereinbaren bei Bedarf einen persönlichen Besprechungstermin! Gerne erläutern wir Ihnen dann die Einzelheiten zu Ihrem konkreten Fall!