Spendenbescheinigungen elektronisch verschicken – aber richtig

Spendenbescheinigungen elektronisch verschicken – aber richtig

Viele Vereine verschicken Spendenbescheinigungen elektronisch. Einmal eingerichtet spart das Zeit und Geld. Knappe „Ressourcen“, die dann für die eigentlichen Vereinszwecke eingesetzt werden können. Das ist zulässig und die Spendenbescheinigungen werden auch von den Finanzämtern der Spender anerkannt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Es handelt sich um Geldspenden. Für Sachspenden ist das Verfahren nicht zulässig.
2. Der Verein muss dem zuständigen Finanzamt die Nutzung eines „Verfahrens zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen gemäß R 10b.1 Abs. 4 EStR“ angezeigt haben.
3. Dann kann der Verein die maschinell erstellten Zuwendungsbestätigungen auf elektronischem Weg in Form schreibgeschützter Dokumente (z.B. pdf-Datei) an die Zuwendenden übermitteln.
4. Die digitale Spendenbescheinigung muss im Übrigen alle Angaben enthalten, die auch für Papierbescheinigungen amtlich vorgeschrieben sind. Die Unterschrift des zeichnungsberechtigten Vorstandsmitglieds kann als Faksimile eingefügt werden. Zusätzlich ist eine Bestätigung aufzunehmen, dass die Anzeige über die Anwendung eines „Verfahrens zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen“ beim zuständigen Finanzamt erfolgt ist.
5. Weiter muss die Spendenbescheinigung direkt zur Buchung des Spendeneingangs verknüpft sein, so dass sich jeder Vorgang leicht nachvollziehen lässt.

Bei sog. „Kleinspenden“ bis 200 € reicht ja auch ein Zahlungsnachweis des Spenders, wenn er zusätzlich durch einen entsprechenden vom Spendenempfänger zur Verfügung gestellten Beleg nachweisen kann, dass die Empfängerorganisation als gemeinnützig anerkannt ist und die Spende entsprechend verwenden wird. Dieser Beleg kann auch vom Verein auf der Internetseite zur Verfügung gestellt werden. Offizielle Vorgaben hierfür gibt es nicht. Viele Vereine stellen inzwischen jeweils die Angaben aus dem letzten Freistellungsbescheid oder den ganzen Freistellungsbescheid des Finanzamts auf ihrer Internetseite (z.B. im Impressum) ein. Hier sind alle notwendigen Angaben enthalten.

Bereits gesetzlich vorgesehen aber technisch noch nicht umgesetzt ist die Möglichkeit, die Spenderdaten direkt an das Wohnsitzfinanzamt des Spenders zu übertragen.

Einzelheiten zum aktuellen Rechtsstand finden Sie in § 50 EStDV zur Zuwendungsbestätigung, in den Einkommensteuerrichtlinien R 10b.1 Abs. 4 EStR zur Übermittlung von maschinell erstellten Zuwendungsbestätigungen auf elektronischem Wege sowie in den Schreiben der Finanzverwaltung BMF-Schreiben vom 6.2.2017 zur Erteilung von Zuwendungsbestätigungen in Form von schreibgeschützten Dateien und BMF-Schreiben vom 14.11.2014 über die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Noch Fragen? Gerne berate ich Sie zu Ihrer individuellen Situation und zur besten Lösung für Ihren Verein. Sprechen Sie mich an.

Felicitas Papendorf

Wirtschaftsprüferin, Steuerberaterin
Zertifizierte Beraterin für Gemeinnützigkeit (IFU / ISM gGmbH)

Stand: 26.11.2018