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Steuerlicher Ansatz von Betriebsveranstaltungen und Teambuilding-Maßnahmen

- Rechtslage 2019 -

 

Eine Betriebsveranstaltung zeichnet sich durch 2 Dinge aus:

  1. Gesellschaftlicher Charakter: Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen mit gesellschaftlichem Charakter. Darunter fallen also keine Infoveranstaltungen, Unternehmenspräsentationen oder interne Schulungen. (Weitere Abgrenzung: Jubiläumsfeiern gehören dazu, wenn nicht Ehrung nur eines einzelnen Jubilars. Konzert- oder Theaterbesuche sind Geschenke und keine Betriebsveranstaltungen, wenn damit keine Bewirtung (=geselliges Beisammensein) verbunden wird.)
  2. Offen für alle Mitarbeiter: Die Teilnahme muss grundsätzlich allen Mitarbeitern offen stehen.

 

Steuerliche Grundsätze zu Betriebsveranstaltungen

Der allgemeine Grundsatz lautet: jede Zuwendung mit privatem Charakter ist Arbeitslohn (geldwerter Vorteil, lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig), es sei denn es überwiegt nachweislich das betriebliche Interesse. Jede Betriebsveranstaltung hat somit einen Mischcharakter: Einerseits gibt es Teambuilding-Aspekte aus Sicht des Arbeitgebers, anderseits soll ja der Spaß nicht zu kurz kommen. Daher wurden für Betriebsveranstaltungen steuerliche Sonderregeln geschaffen.

 

Hierbei ist zu beachten:

 

  • Der 110,-€ (incl. Umsatzsteuer!)-Freibetrag für Betriebsveranstaltungen: Von den Zuwendungen im Rahmen einer ein- oder mehrtägigen Betriebsveranstaltung (z.B. Essen, Getränke, Unterhaltung, ...) sind pro Arbeitnehmer 110,-€ steuerfrei. Bei Überschreitung des Betrages ist der darüber hinausgehende Teil (lohn-)steuerpflichtig und es kann in voller Höhe keine Vorsteuer gezogen werden. Begleitpersonen eines Mitarbeiters werden diesem zugerechnet (aber ohne Verdopplung des Freibetrags).
  • Üblich und akzeptiert sind zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Bei mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr gibt es ein Besteuerungswahlrecht: Bei Überschreitung der Jahresgrenze eines Arbeitnehmers hat das Unternehmen ein Wahlrecht, welche der Veranstaltungen zur Besteuerung (inkl. Sozialversicherungsbeiträge) herangezogen werden soll.
  • Keine Übertragbarkeit nichtgenutzter Freibeträge: Wird die 110,-€-Grenze für eine Veranstaltung nicht voll ausgeschöpft, kann sie nicht auf eine weitere Veranstaltung im Jahr übertragen werden.
  • Teilnahme von Leiharbeitnehmern: Leiharbeiter gehören grundsätzlich zur Belegschaft und sind somit mit einzubeziehen. Sollten sie bereits im laufenden Jahr schon an zwei Veranstaltungen in anderen Unternehmen teilgenommen haben, dann sind diese nicht mehr steuerfrei.
  • Besonderheit bei Ehrungen einzelner Arbeitnehmer: Für Betriebsveranstaltungen anlässlich einer Ehrung oder eines Dienstjubiläums eines einzelnen Mitarbeiters gilt eine Freigrenze (kein Freibetrag) von 110,-€ pro teilnehmendem Mitarbeiter. Bei Überschreitung des Betrages, ist hier allerdings der gesamte Zuwendungswert lohn- und sozialversicherungspflichtig.

 

Möglichkeiten der Pauschalbesteuerung durch den Arbeitgeber

Die über die arbeitnehmerbezogenen Freibeträge hinausgehenden Aufwendungen kann der Arbeitgeber zu seinen Lasten pauschal mit 25% zzgl. Zuschlagsteuern versteuern. Dann ist dieser Betrag für beide sozialversicherungsfrei – vorausgesetzt die pauschale Steuer wurde bis 28.02. des Folgejahres (spätmöglichstes Datum der Übertragung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen Ihrer Arbeitnehmer an das Finanzamt) angemeldet! Ausnahme: Geldgeschenke sind stets dem Arbeitslohn hinzuzurechnen.

 

Alternativ: Sie vereinbaren mit Ihren Arbeitnehmern vorher, dass diese die Kosten über 110 € selber tragen, um Steuern und Beiträge zu vermeiden.

 

Teilnehmende Geschäftsfreunde

Für diese gelten die allgemeinen Regeln: Bewirtungskosten abzugsfähig zu 70%, Geschenke max. 35 € pro Person/Jahr oder Pauschalbesteuerung 30% (und sozialversicherungsfrei). Hinweis: Rahmenprogrammkosten werden hier ggfs. als Geschenk gewertet.

 

Sicherlich enthält das Thema Betriebsveranstaltungen einige Risikofelder sowie auch Gestaltungsmöglichkeiten. Gerne stehen wir Ihnen im Rahmen der Planung Ihrer Betriebsveranstaltungen für eine finale Durchsicht mit Rat und Tat zur Seite.

 

 

Für Ihre nächste steuerlich sorgenfreie Betriebsveranstaltung:

 

Checkliste Betriebsveranstaltung

 

Teilnehmerkreis

 
  • Offene Veranstaltung für alle Mitarbeiter im Unternehmen oder für alle Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung oder für eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern (z.B. alle Azubis)
  • Die Kosten von Begleitpersonen sind dem jeweiligen Mitarbeiter zuzurechnen.
  • Vorab verbindliche Zusagen zur Teilnahmen einholen, um Stornierungen zu vermeiden.*
  • Teilnehmerliste führen: Zur Ermittlung der Kosten pro Kopf ist die Zahl der tatsächlichen Teilnehmer (nicht der angemeldeten Personen) ausschlaggebend.*
  • Bei Teilnahme von Mitarbeitern externer Unternehmen: Möglichkeit der Pauschalbesteuerung prüfen.
  • Leiharbeitnehmer fragen: Wie viele Veranstaltungen wurden im Jahr bereits in anderen Unternehmen besucht? (Bei mehr als einer weiteren Veranstaltung kann die Zuwendung Steuerpflicht auslösen.)
 

Ort der Betriebsveranstaltung

 
  • Nur Kosten für externe Räumlichkeiten sind in der Prüfung des 110,-€-Freibetrags einzubeziehen.
  • Unternehmensinterne Kosten für Organisation sowie Strom, Wasser etc. sind im Rahmen des 110,-€-Freibetrags nicht anzusetzen.
 

Rahmenprogramm

 
  • Ein unterhaltendes Programm muss in einem geselligen Rahmen stattfinden (z.B. zumindest im Rahmen eines Umtrunks).
  • Beim Engagement externer Künstler: Prüfung, ob Beiträge an die Künstlersozialkasse abgeführt werden müssen.
  • Stornokosten (z.B. für Eintrittskarten, Reisen) erhöhen die Kosten und sind in die Gesamtermittlung der Kosten einzubeziehen.*
 

Reisekosten

 
  • Von den Teilnehmern selbstgetragene Reisekosten selbstorganisierter Reisen zur Veranstaltung können steuerfrei erstattet werden. Reisekosten müssen in die Gesamtkosten der Veranstaltung eingerechnet werden, wenn die Anfahrt vom Unternehmen organisiert wird.
 

Geschenke an Mitarbeiter bei der Betriebsveranstaltung

 
  • Geschenke bis 60,-€ gelten als anlässlich der Betriebsveranstaltungen gewährt. Bei Geschenken über 60,-€ muss die Veranlassung durch die Betriebsveranstaltung nachgewiesen werden.
 

Aufbewahrung von Unterlagen

 
  • Alle relevanten Unterlagen zur Betriebsveranstaltung (Teilnehmerlisten, Rechnungen, Programmblätter, Einladungskorrespondenz, Anwesenheitslisten) sollten für Nachfragen der Betriebsprüfung geordnet aufbewahrt werden.
 

*Aktuelle Rechtsprechung zu „No-Show-Kosten“

Laut Finanzgericht Köln Urteil vom 27.06.2018 (3 K 870/17) erhöhen vergebliche Kosten für nicht angetretene Teilnehmer nicht den geldwerten Vorteil der übrigen Teilnehmer d. h. es ist auf alle angemeldeten Teilnehmer abzustellen. Das Urteil ist aber noch nicht endgültig, Revision beim BFH AZ. IV R 31/18.

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