Wir haben unseren beliebten Standard-Leitfaden "Wie liest man eine BWA" durchgesehen und wo nötig auf den neuesten Stand gebracht. Damit liegt diese erstmals im April 2005 erschienene Arbeitshilfe zum Verständnis und zur Nutzung Ihrer/einer BWA für den Unternehmenserfolg jetzt auch in aktuellster Form vor. Wir wünschen viel Erkenntnisgewinn beim Lesen und vor allen Dingen Erfolg bei der Umsetzung! Eine pdf-Version finden Sie hier.
Dr. Dorothee Böttges-Papendorf
© Deubner Verlag Köln
Steuerberater-BWL-Assistent
durchgesehene und aktualisierte Version März 2020/August 2020
Dieser Leitfaden wendet sich in erster Linie an Unternehmer, die sich erstmals mit ihren Betriebswirtschaftlichen Auswertungen beschäftigen oder wissen wollen, wie sie den größtmöglichen Nutzen aus diesem grundlegenden Zahlenwerk für ihr Unternehmen ziehen können.
Bei den meisten Buchhaltungsprogrammen kommt „die“ Betriebswirtschaftliche Auswertung oder kurz: BWA scheinbar „automatisch“ mit heraus. Die Banken verlangen regelmäßig die Vorlage und teilweise ist der Eindruck entstanden, als handele es sich um einen notwendigen Bestandteil der Buchhaltung und die BWA müsste auch automatisch sinnvolle Ergebnisse bringen, wenn man ordnungsgemäß bucht. Das ist aber nur in wenigen, ganz einfach gelagerten Fällen so. Im Normalfall ist für den Nutzen einer BWA nicht nur entscheidend, welche BWA-Form man wählt („die“ BWA schlechthin gibt es nämlich nicht), es müssen vielmehr in der Buchhaltung Zusatzbuchungen nur für BWA-Zwecke hinzutreten wie auch nicht zuletzt der Sachverstand des BWA-Lesers, um zu praktisch verwertbaren Erkenntnissen zu gelangen. Wenn man dies weiß und beachtet, sind Betriebswirtschaftliche Auswertungen allerdings nach wie vor ein unkompliziertes und vielfältig einsetzbares Instrument der Unternehmensführung, auf das kein Unternehmen verzichten sollte. Die vorliegenden Checklisten und Arbeitshilfen sollen dabei helfen, bei der Vielzahl zu beachtender Einzelpunkte für die effektive Ausgestaltung von BWAs nichts zu übersehen.
Dabei sollte man folgendes wissen: Zumindest in Beraterkreisen gehört BWA-Verständnis heute zum Standardwissen. Auch Banken fragen heute nicht mehr einfach nach „der BWA“, sondern gezielt nach der sog. „endgerechneten BWA“ oder "qualifizierten BWA". Das ist eine Auswertung der Buchhaltungszahlen unter Berücksichtigung von Zusatzbuchungen, mit denen das vorläufige Ergebnis möglichst genau an das erwartbare tatsächliche Ergebnis lt. Jahresabschluss angepasst wird. Das war schon von Anbeginn die Grundidee und die BWA ist quasi die "Gehaltsabrechnung" des Unternehmers. Zusätzlich ist heute zu beachten, dass Handelsbilanz und Steuerbilanz getrennte Wege gehen, nachdem vor Jahren durch das BilMoG der Grundsatz der umgekehrten Maßgeblichkeit abgeschafft wurde und jetzt steuerliche Wahlrechte unabhängig von der Handhabung in der Handelsbilanz ausgeübt werden. Damit endete das Zeitalter der in Deutschland so beliebten Einheitsbilanz, die nach dem kaufmännischen Vorsichtsprinzip und dem Wunsch möglichst wenig Steuern zu zahlen, Gewinne eher am unteren Rand auswies, wo es Ansatz- und Bewertungsspielräume gab. Heute dagegen bewegen sich die Zahlenwerke zunehmend auseinander. Wenn man jetzt eine BWA auswertet muss man genau unterscheiden, ob die Zahlen nach Steuerrecht oder nach Handelsrecht aufbereitet wurden. Das ist wichtig für die Frage, ob man den finanziellen Erfolg mit Blick auf mögliche Ausschüttungen oder Wertsteigerungen aus Sicht der Anteilseigner darstellen möchte (maßgeblich ist die Handelsbilanz) oder eine Steuervorschaurechnung z.B. für Steuerplanung und Anpassung der Vorauszahlungen erstellen möchte (dann muss man die Steuerbilanz zugrunde legen). Da sich ansonsten an den grundlegenden Hinweisen und Feststellungen nichts geändert hat, wurde die bewährte Grundstruktur dieses erstmals 2005 erschienenen Leitfadens beibehalten und es wurden lediglich im Text einzelne Passagen an neue Entwicklungen angepasst.
Der Leitfaden berücksichtigt dabei die Aspekte
Der Leitfaden kann nicht die im Einzelfall notwendige individuelle Analyse und Beratung ersetzen, sondern dient der Beratungsunterstützung. Er ist vorwiegend für den Einsatz durch den Steuerberater bei der betriebswirtschaftlichen Beratung gedacht. Er ist so aufgebaut, dass die einzelnen Module auch für sich genutzt werden können – sowohl zur Beratungsunterstützung, als Dokumentation oder Vorlage für individuelle Hinweise und Einrichtungen, als Vorlage für Vorträge in einem größeren Kreis von Unternehmen oder auch zur Präsentation in einem bestimmten Unternehmen. Das vorangestellte Inhaltsverzeichnis ist mit Hyperlinks versehen, so dass Sie schnell die gewünschte Beratungsunterlage auffinden und durch einfaches Anklicken in den gewünschten Text springen können.
Die Zahlenbeispiele dienen als Anschauungsmaterial und können nicht im Sinne von Optimalwerten o.Ä. für den konkreten Einzelfall herangezogen werden. Der Aufbau der ausgewählten Standard-BWAs orientiert sich weitgehend an den DATEV-Schemata, die sich in dieser oder ähnlicher Form heute praktisch als Grundmuster und Maßstab in der BWA-Praxis entwickelt haben. Die Aussagen sind aber auf alle BWAs grundsätzlich übertragbar, wobei die Schlüsselungen im Einzelfall natürlich immer individuell geprüft werden müssen.
Alle Angaben und Daten wurden mit großer Sorgfalt zusammengestellt. Eine Haftung für die Richtigkeit können Verlag und Bearbeiterin jedoch nicht übernehmen.
Wir wünschen allen Nutzern und Lesern wie immer Erkenntnisgewinn, wie ihn tausende von Lesern seit anderthalb Jahrzehnten in der Internetversion auf der Homepage der Verfasserin www.bpw-online.de suchen und finden.
Autorin und Verlag im Dezember 2021
Rechtsstand: durchgesehene und aktualisierte Ausgabe zuletzt August 2020
Sehr geehrte Mandantin, sehr geehrter Mandant,
haben Sie sich auch schon gefragt, was eigentlich Ihre BWA aussagt und welchen Nutzen Sie selbst davon haben, oder ob der ganze Aufwand nur für die Bank bzw. im schlimmsten Fall für den Papierkorb erfolgt. Dazu ist aus unserer Sicht Folgendes zu sagen:
Manchmal besteht die BWA aus Grafiken – meistens wird der Leser jedoch zunächst erst einmal mit einer Unmenge von Zahlen konfrontiert, die erst bei näherem Hinsehen und genauem Studium einen Sinn ergeben. Dazu gehört etwas Übung und nach Möglichkeit eine fachkundige Einführung. Am leichtesten lernt man die Zusammenhänge anhand der Werte des eigenen Unternehmens kennen, da man damit sofort etwas anfangen kann und einen konkreten Bezug hat. Schließlich ist die BWA übersetzt die „Gehaltsabrechnung“ bzw. Vermögensentwicklungsübersicht des Unternehmers. Und das sind schließlich Werte, die Sie unmittelbar angehen und mit Sicherheit auch brennend interessieren!
Nicht alle Werte aus diesem Zahlenmeer sind für jeden Betrieb und in jeder Situation gleich wichtig. Kein Mensch kann außerdem mehr als drei bis maximal fünf Größen gleichzeitig im Auge behalten und als Steuerungsgrößen verwenden. Deshalb werden aus der BWA die sog. „Chefkennzahlen“ oder „Frühindikatoren“ abgeleitet: Das sind die jeweils kritischen Werte im Moment. Diese Ableitung ist für jeden Betrieb unterschiedlich und individuell vorzunehmen und ist das erste Ergebnis einer betriebswirtschaftlichen Analyse. Bei der Beantwortung der Frage, welches die kritischen Werte für Ihr Unternehmen sind, unterstützen wir Sie gerne.
Die so ermittelten Chefkennzahlen können Sie dann gezielt aus Ihrer BWA ablesen – Sie können sich diese aber auch durch uns oder Mitarbeiter in Ihrem Haus übersichtlich auf einer Seite im Schnellüberblick darstellen lassen.
In einem kompletten Satz ausgedrückt ist die „Betriebswirtschaftliche Auswertung“ eine „Auswertung der Finanzbuchhaltung für betriebswirtschaftliche Zwecke“. Die Finanzbuchhaltung selbst folgt nicht betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten, sondern den rechtlichen Erfordernissen der doppelten Buchführung für die ordnungsmäßige Rechnungslegung nach Handelsrecht und Steuerrecht. Wenn man sich dies vor Augen hält, dann wird ganz leicht einsichtig, dass auch die beste Auswertung der Zahlen aus einer Finanzbuchhaltung möglicherweise ohne weiteres Hinzutun nicht unbedingt die gewünschten betriebswirtschaftlichen Erkenntnisse bringt. Das einfachste Beispiel sind die Abschreibungen auf das Sachanlagevermögen. Diese werden häufig für Zwecke der Finanzbuchhaltung nur am Jahresende einmal und in voller Höhe nach den endgültig ermittelten Werten laut Anlagenbuchhaltung erfasst, um daraus den Jahresabschluss abzuleiten. Das Gleiche gilt für die Inventurbestände sowohl bei den Waren als auch bei den teilfertigen Arbeiten und Leistungen. Berücksichtigt man diese Werte nicht, kommt man zwangsläufig unterjährig zu falschen Ergebnissen und Schlussfolgerungen. Außer den genannten Werten gibt es noch eine Reihe anderer Größen, die im Einzelfall für die Aussagekraft der Betriebswirtschaftlichen Auswertung von Bedeutung sein können. Konsequenter Weise fragen Banken daher heute auch in der Regel nach einer sog. „endgerechneten BWA“. Dabei werden auch unterjährig schon bestimmte Abschlussbuchungen zeitanteilig oder kalkulatorisch eingebucht. Auch für Sie ist das wichtig, da nur aus einer solchen endgerechneten BWA z.B. eine zutreffende Steuervorschau abgeleitet werden kann. Ob und welche Zusatzbuchungen das in Ihrem Falle sind und wie man diese auch im täglichen Geschäft zeit- und kostengünstig ermitteln kann, finden wir gerne zusammen mit Ihnen heraus, wenn Sie sich eine aussagefähige BWA wünschen.
Normalerweise spricht man von „der“ BWA. Ihre Bank verlangt von Ihnen „die“ BWA. Das kann aber immer nur „die“ Betriebswirtschaftliche Auswertung Ihrer Finanzbuchhaltung sein, die Sie für Ihren Betrieb ausgewählt haben. Es gibt eine Reihe von Standardvorschlägen, wie Kurzfristige Erfolgsrechnung, Bewegungsbilanz und Einnahmen-Ausgaben-BWA. Dazu gibt es meistens auch die Möglichkeit, einen Vorjahresvergleich anzustellen. Zusätzlich können graphische Auswertungen und Entwicklungsübersichten erstellt werden: Wenn Sie nicht jeden Monat ein dickes Paket von Papier und Zahlen bekommen wollen, sondern nur gezielt die Werte, die Sie brauchen, dann muss zunächst Ihr individuelles „BWA-Paket“ zusammengestellt werden. Möglicherweise ergibt sich daraus auch der Wunsch, individuelle Anpassungen vorzunehmen oder überhaupt eine individuelle Auswertung für spezielle Belange Ihres Unternehmens herzustellen. Es gibt auch branchenbezogen schon fertige Vorschläge, die teilweise mit den zuständigen Verbänden und Kammern erarbeitet worden sind und die spezielle Gegebenheiten der jeweiligen Branche berücksichtigen. Gerne sprechen wir auch die diesbezüglich bestehenden Möglichkeiten für Ihren Fall mit Ihnen durch.
Wer erst einmal die vielfältigen Möglichkeiten der Unternehmenssteuerung mit Hilfe von aus dem Rechnungswesen gewonnenen Daten erkannt hat, der bekommt häufig Appetit auf mehr: Gerne informieren wir Sie auch über weiterführende Möglichkeiten. Zu nennen ist da insbesondere eine Kostenrechnung, die heute mit Hilfe von moderner EDV meist direkt als Kosten- und Leistungsrechnung an Ihre Finanzbuchhaltung angekoppelt werden kann und die Ihnen noch tiefere Einblicke in Ihre Erlös- und Kostenstruktur erlaubt als eine einfache Betriebswirtschaftliche Auswertung. Zukunftsorientiert ist außerdem die Möglichkeit der Fortentwicklung der BWA-Analyse zu einem handlungsorientierten Controlling mit - als weiterem Schritt- Anbindung einer Unternehmensplanungsrechnung an Ihre Buchhaltung: Neben einem laufenden Soll-Ist-Vergleich erhalten Sie eine laufende Fortschreibung Ihrer Ist-Zahlen in die Zukunft. Dort können Sie nicht nur die Entwicklung von Umsatz, Kosten und Ertrag ablesen, sondern sich auch detailliert über die Entwicklung Ihres Vermögens und Ihrer Liquidität informieren. Derartige Planungsrechnungen bringen nicht nur Ihnen mehr Sicherheit für Ihre Unternehmensführung, sondern Sie bringen Ihnen auch direkte Pluspunkte bei Ihren Kreditgebern im Rahmen des Kreditratings.
Neugierig?
Gerne machen wir Ihnen ein individuelles Angebot für eine BWA-Beratung. Fordern Sie uns! Teilweise sind derartige Beratungen auch förderfähig nach öffentlichen Beratungsförderprogrammen: Gerne sprechen wir auch über die eventuell hierfür bestehenden Möglichkeiten mit Ihnen.
Wir würden uns freuen, Ihnen bei dieser wichtigen Unternehmensentscheidung mit Rat und Tat zur Seite stehen zu können und verbleiben
mit freundlichen Grüßen
Steuerberater
So etwa sieht die Kurzfristige Erfolgsrechnung für einen bilanzierenden Betrieb typischerweise aus:
Die Zahlen in der abgebildeten betriebwirtschaftlichen Auswertung „Kurzfristige Erfolgsrechnung“ dienen nur Demonstrationszwecken. Sie sind frei erfunden und sind nicht etwa Anhaltswerte oder Richtwerte!
Folgendes lässt sich ablesen:
Es handelt sich offenbar um ein produzierendes Unternehmen oder auch um ein Bauunternehmen, da außer den Umsatzerlösen auch Bestandsveränderungen an fertigen und unfertigen Erzeugnissen angegeben sind (Zeilen 1 und 2). Nur bei Erfassung der Bestandsveränderungen an den jeweils fertigen und unfertigen Erzeugnissen lässt sich die Gesamtleistung (Zeile 3) je Abrechnungsperiode feststellen.
Zum Material- und Wareneinkauf (Zeile 4) fällt auf, dass der Monatswert mit 24,46 % der Gesamtleistung weniger als halb so hoch ist, wie der durchschnittliche aufgelaufene Jahreswert mit 54,65 % der Gesamtleistung: Hier muss man sich fragen, ob der Wareneinkauf bzw. Materialeinsatz zutreffend wiedergegeben ist und ob z.B. Bestandsveränderungen zu erfassen wären. Gegebenenfalls ist aber auch tatsächlich je nach Auftragsart der Wareneinsatz sehr unterschiedlich (z.B. Herstellung und Reparatur). Dann muss ggf. die BWA entsprechend differenziert werden, um zu aussagefähigen Ergebnissen zu kommen.
Zieht man von den Umsatzerlösen bzw. der Gesamtleistung den Material- und Wareneinsatz ab, dann erhält man den betrieblichen Rohertrag (Zeile 5), das ist der Betrag, der zur Verfügung steht, um alle übrigen betrieblichen Kosten zu decken.
Die vorgestellte Standard-BWA ist eine einfache Form der Kostenrechnung, nämlich eine Kostenartenrechnung (Zeile 8). Aufgeführt sind die Kostenarten Personalkosten, Raumkosten usw. (Zeilen 9–19). Außer in absoluten Werten werden die Kosten auch noch in Prozentwerten von der Gesamtleistung angegeben. Das sind häufig Werte, die sich auch in Statistiken oder Betriebsvergleichen wiederfinden und wo man entsprechende Vergleichszahlen heranziehen kann. Immer kann man aber einen internen Betriebsvergleich anstellen, z.B. hier Personalkosten Juni 39,23 % im Vergleich zu den aufgelaufenen Werten des Jahres 32,42 %. Die Personalkosten im Juni könnten z.B. so hoch sein, weil Urlaubsgelder mit einbezogen sind. Will man hier eine gleichmäßige Verteilung erreichen, dann können diese Zahlungen kalkulatorisch mit je einem Zwölftel monatlich eingebucht werden und im Zeitpunkt der Zahlung entsprechend aufgelöst werden.
In der Zeile 13 „Besondere Kosten“ können durch Bebuchung der entsprechend zugeordneten Konten in der Finanzbuchhaltung bestimmte Bereiche, die betriebstypisch sind und besonders beobachtet werden sollen, herausgegriffen werden. Hier könnten z.B. bei einem Franchiseunternehmen die Franchisekosten gebucht werden, um diese von den übrigen Kosten zu trennen.
In Zeile 17 erscheinen glatte Beträge als Abschreibungen: Daraus kann man schon rückschließen, dass hier wahrscheinlich die kalkulatorischen Abschreibungen mit einem monatlichen Schätzwert oder vorläufigen Wert in einer glatten Summe miterfasst wurden, um zu einem möglichst zutreffenden Ergebnis zu kommen. Die Abschreibungen müssen für die BWA regelmäßig überprüft werden. Die Anlagenbuchhaltung muss fortgeschrieben werden, wenn z.B. Neuzugänge zu verzeichnen sind. Außerdem ist darauf zu achten, dass auch Änderungen der Abschreibungsmethode, z.B. sich auf die unterjährig eingebuchte kalkulatorische Abschreibung auswirken können. (Für Kostenrechnungsexperten: In der Praxis spricht man hier von „kalkulatorischer Abschreibung“, obwohl es sich eigentlich um die vorläufig geschätzte tatsächliche Abschreibung handelt. Kalkulatorische Abschreibung wäre ja eine zusätzliche Abschreibung zu kalkulatorischen Zwecken, wie z.B. ein kalkulatorischer Unternehmerlohn. In der Praxis wird an dieser Stelle jedoch nicht so fein unterschieden – dies nur als Fußnote für die Experten, die möglicherweise über die Begriffsverwendung an dieser Stelle stolpern werden.)
Nach der Auflistung der gesamten Kosten ist die Summe der Kosten ermittelt. Der betriebliche Rohertrag abzüglich der Summe der Kosten ergibt dann das Betriebsergebnis (Zeile 21).
Danach kommt das Finanz- und neutrale Ergebnis: Hier fällt auf, dass keinerlei Zinsaufwand gebucht ist. Hier wäre zu fragen, ob der Betrieb wirklich kein Fremdkapital zu verzeichnen hat oder ob möglicherweise buchungstechnisch die entsprechenden Zinszahlungen noch nicht erfasst sind. Dies kann dadurch geschehen, dass z.B. Ratenzahlungen unterjährig immer gegen das Darlehenskonto gebucht werden und erst am Jahresende in Zins und Tilgung aufgeteilt werden oder dass die Zinsen nicht monatlich anfallen, sondern z.B. jährlich und dann nur einmal erfasst werden. Will man hier monatlich zu einer zutreffenden Auswertung kommen, dann muss auch hier wieder für Zwecke der betriebswirtschaftlichen Auswertungen eine entsprechende Zusatzbuchung zur Abgrenzung des Zinsaufwands eingefügt werden.
Ergebnis ist in Zeile 31 das vorläufige aufgelaufene Ergebnis: Je besser die BWA ist, desto genauer sollte dieses Ergebnis am Jahresende mit dem „echten“ Ergebnis lt. Jahresabschluss übereinstimmen.
3.1. Mit der häufig zum Standardumfang der BWA gehörenden Bewegungsbilanz werden Mittelherkunft und Mittelverwendung im Unternehmen dargestellt.
So kann die Bewegungsbilanz für eine Kapitalgesellschaft aussehen:
Die vorstehende Bewegungsbilanz für eine Kapitalgesellschaft zeigt in Zeile 24, dass insgesamt 559.036,83 € an Mitteln bis Oktober im Betrieb zur Verfügung standen.
Die dritte Spalte „Mittelherkunft“ zeigt, wo diese Mittel herkamen: Der größte Betrag kommt aus dem vorläufigen Gewinn (Zeile 22) mit 442.233,91 €. Zusätzlich wurden Wertberichtigungen, Rückstellungen oder Rechnungsabgrenzungsposten gebildet, die nicht zu einem Mittelabfluss geführt haben in Höhe von 16.533,49 €. Aus dem Bereich Umsatzsteuer kamen 61.690,33 €. Außerdem wurden Kredite in Höhe von 1.733,99 € erhöht und die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen um 24.474,70 €. Der Bestand an Wechseln/Schecks und Wertpapieren dagegen hat um 12.370,41 € abgenommen.
Verwendet wurden diese Mittel hauptsächlich zur Finanzierung von Investitionen: Die Sachanlagen haben sich um 343.851,95 € erhöht. Ein Teil des Geldes ist auch in der Kasse bzw. auf der Bank geblieben (67.264,65 €). Ein Teil konnte noch nicht realisiert werden und wurde zur Erhöhung der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen verwendet (142.266,42 €). Außerdem haben sich die sonstigen Vermögensgegenstände um 1.090,74 € erhöht und die sonstigen Verbindlichkeiten um 4.563,07 € abgenommen. Damit gleichen sich Mittelherkunft und Mittelverwendung entsprechend dem Bilanzprinzip aus.
Für ein Personenunternehmen sieht die Bewegungsbilanz nicht viel anders aus. Lediglich der Kapital- und Privatbereich ist hier mit zu berücksichtigen. Auf der folgenden Seite ist die Bewegungsbilanz für eine eingetragene Kauffrau abgebildet. Hier kann man sofort erkennen, dass der vorläufige Gewinn in Höhe von 29.220,28 € (Zeile 21) in Höhe von 24.134,66 € für Privatentnahmen verwendet wurde. Die übrigen Punkte sind analog dem Schema für die Kapitalgesellschaft zu lesen.
3.2. In der Bewegungsbilanz für ein Personenunternehmen werden außerdem die Privatentnahmen sichtbar:
Annett Muster e.Kfr.
Bewegungsbilanz Juni 20..
Die statischen Liquiditätskennzahlen ermitteln die Barliquidität sowie die kurzfristigen Forderungen und Verbindlichkeiten und setzen diese ins Verhältnis:
Statische Liquidität September 20..
Die Barliquidität beträgt im vorliegenden Fall zum Abrechnungszeitpunkt 19.408,25 €. Das sind die sofort verfügbaren Barmittel. Kurzfristig sind weiterhin die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen und die sonstigen Vermögensgegenstände (häufig/normalerweise) verfügbar, diese werden zur Barliquidität hinzuaddiert und ergeben im vorliegenden Fall 31.705,41 €. Dagegen werden die kurzfristig fälligen Verbindlichkeiten gesetzt: Hier die Umsatzsteuerverbindlichkeiten, die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und die sonstigen Verbindlichkeiten: insgesamt 49.865,79 €. Daraus ergibt sich eine Unterdeckung der kurzfristigen Verbindlichkeiten gemessen an den kurzfristigen Mitteln in Höhe von 18.160,38 €, was einem Deckungsgrad von 0,64 % entspricht. Das heißt, hier ist zu untersuchen, ob die Fälligkeiten so sind, dass das Unternehmen im vorliegenden Fall seinen kurzfristigen Verbindlichkeiten jeweils rechtzeitig nachkommen kann. Im Idealfall spricht man davon, dass ein Deckungsgrad von 1 vorliegen muss, d.h. die kurzfristigen Verbindlichkeiten müssen durch kurzfristige Mittel stets ablösbar sein. Das ist jedoch eine sehr verkürzte Betrachtung, da natürlich auch im kurzfristigen Bereich durchaus unterschiedliche Fälligkeiten herrschen können. Die Ermittlung der statischen Liquidität ist zwar sehr verbreitet, jedoch im Einzelfall häufig auch wenig aussagefähig. Kommt man tatsächlich in Liquiditätsengpasssituationen, dann müssen genauere Instrumente zur Liquiditätsplanung her, die genaue Auskunft über Fälligkeiten und Struktur der Forderungen und Verbindlichkeiten geben.
5.1 So kann eine typische Einnahmen-Ausgaben-BWA aussehen:
Bernd Muster Kurzfristige Erfolgsrechnung – Einnahmen-Ausgaben-BWA
5.2 Fortgeführt mit den nicht erfolgswirksamen Zahlungsströmen ergibt sich für das vorstehende Beispiel folgende Liquiditätsrechnung:
5.3 Erläuterungen zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Liquiditätsrechnung:
Entsprechend dem System der (steuerlichen) Einnahmen-Überschuss-Rechnung werden bei der Einnahmen-Ausgaben-BWA die Betriebsausgaben (Zeilen 10–29) von den Betriebseinnahmen (Zeilen 1–9) abgezogen. Die Umsätze (Einnahmen) werden wie üblich netto ohne Mehrwertsteuer dargestellt (Zeilen 2 und 3). Deshalb muss natürlich die vereinnahmte Umsatzsteuer hinzugerechnet werden (Zeile 5). Dass diese Umsatzsteuer später an das Finanzamt abgeführt wird, spielt bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zunächst keine Rolle: Hier wird die Umsatzsteuer nicht neutral behandelt, sondern entsprechend dem Zahlungseingang und dem Zahlungsausgang mit bei den Betriebseinnahmen bzw. Betriebsausgaben erfasst. Die jeweiligen Umsatzsteuerabschlusszahlungen bzw. eventuelle Umsatzsteuererstattungen werden dann in Zeile 6 bzw. Zeile 26 dargestellt.
Wichtig!
Bei den Konten Umsatzsteuer Vorjahr wird z.B. im SKR 04 (hier Konto 3841 „USt Vorjahr“) der Kontowert mit einem entsprechenden EB-Wert saldiert. Da üblicherweise bei Einnahmen–Überschussrechnung keine EB-Werte existieren, führt das zum richtigen Ausweis der Zahlbeträge. Sind aber EB-Werte gebucht – z.B. weil die Einnahmen–Ausgaben–BWA bei einem bilanzierenden Betrieb zur Darstellung der Liquidität genutzt wird – führt diese Logik zu einem falschen Ausweis: die Zahlung wird in Höhe des EB-Werts neutralisiert.
Entsprechend gilt für die Betriebsausgaben: Auch diese werden hier netto verbucht, weshalb die Vorsteuer in Zeile 25 zusätzlich als Ausgabe abzuziehen ist. Werden Anlagegüter verkauft, so erscheinen die Einnahmen in Zeile 3 (sonstige Erlöse). Dann muss der entsprechende Buchwert als Anlagenabgang und damit abzugsfähige Betriebsausgabe erfasst werden (Zeile 23).
Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung kommt es für Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nur auf den Zahlungszeitpunkt an. Ob die Lieferung oder Leistung bereits beendet ist oder ob es sich lediglich um eine Anzahlung handelt, ist unerheblich. Deshalb sind in Zeile 7 und in Zeile 22 erhaltene Anzahlungen bzw. geleistete Anzahlungen auf Umsatzerlöse bzw. Kosten als Einnahme bzw. Ausgabe zu erfassen. Das gilt – wie gesagt – nur für Anzahlungen auf laufende Einnahmen/Ausgaben. Anzahlungen auf Anlagevermögen sind in der Anlagenbuchhaltung separat festzuhalten und werden später ausgabenwirksam über die Abschreibungen (Zeile 19) erfasst.
Sämtliche Sachinvestitionen werden nämlich nicht im Zeitpunkt der Anschaffung als Ausgabe in voller Höhe erfasst, sondern über die Nutzungsdauer verteilt, d.h. über die sog. Abschreibung. Ausnahme: Anschaffungen im Einzelwert von unter 410 € netto ohne Umsatzsteuer können sofort als Betriebsausgabe in voller Höhe abgezogen werden (können, aber müssen nicht: d.h. sie können auch über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben werden).
Eine weitere Besonderheit ist hier zu beachten hinsichtlich der Erfassung von Forderungen und Verbindlichkeiten: Eine reine Einnahmen-Ausgaben-Buchführung ist zwar manchmal für Kleinbetriebe noch und für Freiberufler unabhängig von der Größe immer zulässig, jedoch sehr häufig nicht ausreichend, um dem Betriebs- bzw. Praxisinhaber die notwendigen Informationen für die Betriebsführung zu liefern. Das betrifft insbesondere den Bereich Forderungen aus Rechnungen an Kunden und Verbindlichkeiten aus bezogenen Lieferungen und Leistungen. Wer nicht gerade ein Barzahlungsgeschäft führt, kann sein Unternehmen nur dann erfolgreich führen, wenn er in diesem Bereich den Überblick behält. Die einfachste Möglichkeit ist dann, diese Forderungen und Verbindlichkeiten mit in der Buchhaltung zu erfassen. Diese Buchung führt üblicherweise dazu, dass die entsprechenden Einnahmenkonten bzw. Kostenkonten um den entsprechenden Ertrag bzw. Aufwand erhöht werden. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist jedoch erst im Augenblick der Zahlung die erfolgswirksame Buchung fällig. Deshalb werden die geschriebenen, aber noch nicht bezahlten Rechnungen (Forderungszugänge) von der Summe der gebuchten Erlöse wieder abgezogen (Zeile 8) und vermindern entsprechend die relevanten Betriebseinnahmen. Umgekehrt werden die Verbindlichkeiten wieder hinzugezählt bzw. hier im vorliegenden Schema werden die Verbindlichkeiten, d.h. die eingegangenen, aber noch nicht bezahlten Rechnungen, von der Summe der Betriebsausgaben wieder abgezogen (Zeile 28). Damit wirken sie sich noch nicht ergebnismindernd aus.
Auch die Einnahmen-Ausgaben-BWA zeigt neben den Monatswerten den aufgelaufenen (kumulierten) Wert für die vergangenen Monate bis zum Buchungsmonat. Wenn die Buchführung über das gleiche Programm abgewickelt wurde, kann im Allgemeinen auch das Vorjahr angezeigt werden und ein entsprechender Vorjahresvergleich. Je nach Programmeignung kann auch eine Plan- bzw. Budgetvorgabe erfolgen.
Von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung kann leicht zur Liquiditätsrechnung übergeleitet werden:
In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung sind ja bereits alle (steuerwirksamen) Einnahmen und Ausgaben erfasst. Einzige Ausnahme sind die Abschreibungen, wo Zahlungszeitpunkt und Abschreibungszeitpunkt nicht übereinstimmen. Dementsprechend wird für die Liquiditätsrechnung von dem vorläufigen Ergebnis lt. Einnahmen-Ausgaben-BWA ausgegangen (Zeile 31 der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung entspricht Zeile 32 der Liquiditätsrechnung). Dazu werden zunächst die Abschreibungen hinzuaddiert, da der Abschreibung ja keine Ausgabe gegen-übersteht. Im vorliegenden Fall sind die in Zeile 19 enthaltenen Abschreibungen über das Konto „kalkulatorische Abschreibungen“ gebucht worden und erscheinen daher nicht in Zeile 33/34, sondern in der Zeile 39 unter „sonstige Posten“: Hier wird das Gegenkonto für die kalkulatorischen Abschreibungen und sonstige kalkulatorische Posten für BWA-Zwecke (insbesondere aktive Rechnungsabgrenzung, Werteberichtigung und Sonderposten mit Rücklagenanteil) aufgeführt. Bucht man unterjährig die tatsächlichen Abschreibungen (über das reguläre Abschreibungskonto mit Gegenbuchung im Bereich der Anlagekonten), so wird die Abschreibung in Zeile 33/34 hinzuaddiert. Wichtig: Die Gegenbuchung muss dann auch entsprechend im Anlagenbereich erfolgen und nicht auf dem Konto „Wertberichtigungen“, da sonst die Hinzurechnung in Zeile 34 noch einmal erfolgt und damit doppelt, so dass die Liquiditätssituation zu positiv dargestellt wird!
Weiterhin wird die Liquiditätssituation durch die folgenden Positionen im betrieblichen Bereich beeinflusst:
Daraus ergibt sich dann in der Summe der Liquiditätsbeitrag des Betriebs – im vorliegenden Fall 8.078,28 € im laufenden Monat und 15.212,85 € im aufgelaufenen Jahr.
Danach wird dargestellt, was der Unternehmer privat verbraucht bzw. dem Betrieb zur Verfügung gestellt hat (wenn hier von Grundstücksertrag und -aufwand die Rede ist, dann betrifft das nicht betriebliche Grundstücke, sondern private Grundstücke).
Im vorliegenden Fall kann man erkennen, dass im laufenden Monat der Liquiditätsbeitrag des Betriebs von gut 8.000 € ausgereicht hat, um die Privatentnahmen zu finanzieren (rd. 7.300 €): Insgesamt standen 795,96 € mehr zur Verfügung, als gebraucht wurden. Das gilt nicht für das aufgelaufene Jahr: Hier kann man erkennen, dass aus dem Betrieb nur gut 15.000 € geflossen sind und über 31.000 € verbraucht wurden, so dass insgesamt eine Liquiditätsunterdeckung von fast 16.000 € eingetreten ist.
Da diese reine Einnahmen-Ausgaben-Betrachtung noch keine Bestandskonten enthält, kann man hieraus noch nichts über die Entwicklung der Vermögensgegenstände und Schulden aussagen. Dazu würde man jetzt eine Bewegungsbilanz benötigen oder die Zahlen aus der Summen- und Saldenliste im Einzelnen betrachten müssen. Die Liquiditätsunterdeckung kann natürlich aus vorhandenen Beständen gedeckt worden sein, z.B. wenn am Jahresanfang ein Bankguthaben von 50.000 € vorhanden war, dann wäre das jetzt z.B. um rd. 16.000 € niedriger. Es kann aber auch bedeuten, dass die Schulden des Betriebs entsprechend zugenommen haben. Auch hier also wieder: Die übrigen Zahlen des Betriebs müssen in die Analyse mit einbezogen werden. Erkennen kann man aber deutlich aus dieser BWA, dass der Unternehmer möglicherweise am Jahresanfang noch über seine Verhältnisse gelebt hat und jetzt vielleicht ein Gleichgewicht gefunden hat. Alle Aussagen lassen sich immer nur aus dem Gesamtbild der Verhältnisse beantworten und nicht aus der einzelnen BWA, da die Zusammenhänge sehr komplex sind!
Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, Buchhaltungsdaten für betriebswirtschaftliche Zwecke aufzubereiten. Nachfolgend sind noch einige typische und gängige Varianten genannt:
Die häufigste Variante ist die, dass die Vorjahreszahlen sowohl monatsweise wie auch die aufgelaufenen Werte des Jahres mit den entsprechenden Werten des Vorjahres verglichen werden. Damit können Sie nicht nur sehen, ob Sie genauso liegen wie im Vorjahr – wenn Sie im Grunde mit Ihrer Entwicklung zufrieden sind –, sondern Sie können z.B. auch überwachen, ob angestrebte und eingeleitete Kostensenkungen eingetreten sind. Außerdem erkennen Sie rechtzeitig Umsatzrückgänge oder Kostensteigerungen im Vergleich zum Vorjahr und können dann entsprechende Gegensteuerungsmaßnahmen ergreifen.
Eine zusätzliche Variante des Vorjahresvergleichs ist noch die monatliche Entwicklungsübersicht: Hier werden z.B. für einen Zeitraum von 15 Monaten rückwärts alle Monatswerte einzeln noch einmal aufgeführt. Hier können Sie Trends erkennen oder saisonal bedingte Schwankungen. Sie können dort aber auch abschätzen, wenn z.B. einmal ein schwacher Monat dabei war, wie hoch die Umsätze in den Folgemonaten sein müssen, um diesen Rückgang wieder aufzufangen und ob dies eine realistische Planung ist.
Statt der Vorjahreswerte können Sie in den Vergleichsspeicher in der Regel auch Vorgabewerte eingeben: Das können Planwerte, aber auch Budgetwerte sein, wenn sich z.B. Ihre Ausgaben in einem bestimmten Rahmen bewegen müssen. In der Spalte Veränderung zum Vorgabewert sehen Sie dann sowohl prozentual wie auch absolut in Euro, wie hoch die Abweichung ist, und Sie können z.B. erkennen, wie viel Ausgabenspielräume Sie noch haben bzw. wie viel Kosten Sie noch bei einer bestimmten Position einsparen müssen, um das Budget zum Jahresende nicht zu überschreiten.
Wenn Sie in den Vergleichsspeicher Planzahlen eingeben, dann erhalten Sie jeweils monatlich die Plan-Ist-Abweichungen sowohl für den Monat wie auch für die aufgelaufenen Werte in Euro und Prozent. So ist eine einfache Überwachung von Planwerten möglich. Nachteil gegenüber einer dynamischen Unternehmensplanung, die jeweils die neuen Ist-Werte als Basis nimmt und die Planung auf dieser Basis in die Zukunft fortschreibt, ist, dass Sie keine Aussagen über den Einfluss von Soll-Ist-Abweichungen auf Ihre übrigen Pläne – insbesondere Finanz- und Liquiditätspläne – erhalten.
Eine nützliche und sehr eingängige graphische Auswertung ist die Entwicklungsübersicht der Umsätze und Kosten: Hier erkennt man gleich, wenn die Kostenkurve die Erlöskurve von unten schneidet, das heißt wenn die Kosten über den Erlösen liegen. Man kann aber auch über den Zeitraum Entwicklungstrends ggf. ablesen wie z.B. tendenzielle Schrumpfung der Umsätze oder nachhaltiges langfristiges Wachstum des Unternehmens.
Wichtig:
Ein sofort „richtiges“ Bild bekommt man nur dann, wenn Umsätze und Kosten ziemlich zeitgleich anfallen und gebucht werden. In allen anderen Fällen – langfristige Fertigung, Saisongeschäft, große Materialeinkäufe auf Vorrat – bekommt man ein zutreffendes Bild nur, wenn Bestandsveränderungen in geeigneter Form einbezogen werden.
Typische Entwicklungsverläufe sind nachstehend dargestellt.
Abbildung 7 zeigt die Entwicklung eines ausgeglichenen Unternehmens.
Abbildung 8 zeigt die Entwicklung eines gleichmäßig wachsenden Unternehmens.
Abbildung 9 zeigt ebenfalls ein wachsendes Unternehmen.
Abbildung 10 zeigt ein schrumpfendes Unternehmen.
Graphische Auswertung: farbige Stab- und KreisdiagrammeDaneben gibt es eine Fülle von Möglichkeiten, die wichtigen Kennziffern Ihres Unternehmens farbig in verschiedenen Diagrammformen darzustellen. Dies bietet sich immer dann an, wenn eine Diagrammform für Ihre Fragestellung besonders aussagefähig ist, oder wenn Sie die wichtigsten Aussagen zu Ihrer Unternehmenspolitik in Präsentationen darstellen wollen. Das kann z.B. bei der Suche von Kapitalgebern, im Rahmen eines Businessplans oder für eine Präsentation bei der Unternehmensnachfolge oder auf der Suche nach einem Käufer hilfreich sein. Für Ihre eigenen Zwecke sollten Sie genau abwägen, ob und welche farbigen Diagramme Sie benötigen, da die plastische, graphische Darstellung nicht überall den Aussagewert erhöht, sondern Zahlen die Aussage ggf. besser treffen, denken Sie z.B. an die Materialeinsatzquote, die üblicherweise in Prozent ausgedrückt wird oder ähnliche Kennzahlen.
7 Tipps und Tricks |
Wichtig: Bei jeder individuellen BWA immer die erprobte Standard-BWA zum Abgleich hinzuziehen. Das hilft, Fehlerquellen z.B. durch falsche oder fehlende Kontenzuordnung aufzudecken. |
Berücksichtigung teilfertiger Arbeiten bei längerfristiger Fertigung
Insbesondere im Bausektor, aber auch z.B. bei Softwarehäusern oder in Bereichen des produzierenden Gewerbes gibt es langfristige Fertigungen, die über einen Monat und häufig auch über sehr viel längere Zeiträume hinausreichen. Hier stößt man auf das gleiche Phänomen wie vorher geschildert: auf Zeiten mit hohen Waren- und Personaleinsatzkosten folgen erst sehr viel später die Erträge nach. Selbst wenn der Betrieb mit Anzahlungen arbeitet, dann werden in der „normalen“ Finanzbuchhaltung diese Anzahlungen nicht ertragswirksam erfasst, so dass sich auch hieraus nicht automatisch ein Anhaltspunkt für den Leistungsstand ergibt. Auch eine BWA in einem derartigen Betrieb zeigt „wilde“ Ausschläge nach oben und nach unten, ohne dass eine zuverlässige Abschätzung des Betriebserfolgs möglich ist. Hier ist es daher unbedingt erforderlich, den Stand der teilfertigen Arbeiten jeweils in der Buchhaltung mit zu erfassen. Hierfür gibt es verschiedene Methoden: Anzahlungen, Materialeinsätze, Gemeinkostenzuschläge, Kostenstellenzuordnung aus der Lohnbuchhaltung, Baubücher usw. können Anhaltspunkte für den Stand der teilfertigen Arbeiten liefern. Wichtig ist hier zu wissen, dass die Bewertung für Bilanzzwecke mit einem niedrigen Herstellungskostenwert erfolgt, während eine Abschätzung des vorläufigen Gewinns eine Einbuchung auch zu Endverkaufspreisen nahe legen könnte. Hält man dies bis zum Dezember durch, dann kann es sein, dass das Ergebnis laut BWA und Bilanz nicht mehr übereinstimmt, da sich eine Differenz zwischen den teilfertigen Arbeiten laut BWA und laut Bilanz am Jahresende ergibt. Spätestens im Dezember sollte man daher zur Bilanzbewertung einen Abgleich schaffen. Je nach gewählter Methode sollte dies unbedingt offen gelegt werden, um insbesondere gegenüber Banken nicht den Eindruck entstehen zu lassen, die BWA-Ergebnisse seien manipuliert.
Normalerweise reicht es in der Finanzbuchhaltung, bestimmte Buchungen am Jahresende durchzuführen, so z.B. Anlagenabgänge, Forderungsabwertungen, die Trennung von Darlehensraten in Zins- und Tilgungsanteil, die Auflösung von aktiven Rechnungsabgrenzungsposten z.B. für Ratenkredite oder Disagio usw. Verfährt man jedoch in einer Buchhaltung, aus der eine BWA abgeleitet werden soll, in dieser Weise, dann erhält man das typische Dezemberloch: Das Ergebnis im Dezember zeigt unvorhergesehene Ausschläge und das tatsächliche Jahresergebnis hat nichts mehr mit dem vorläufigen Ergebnis laut BWA zu tun. Eine Buchhaltung, aus der laufend eine aussagefähige BWA abgeleitet werden soll, bedarf also eines deutlich höheren Buchungs- und Abstimmungsaufwands als eine „normale“ Buchführung, die auch ohne diese ganzen unterjährigen Abstimmungs- und Abgrenzungsbuchungen ordnungsmäßig ist.
Eine BWA kann noch gut aussehen, obwohl es dem Betrieb schon schlecht geht. Das kommt insbesondere bei kleineren Betrieben vor, die nach Zahlungseingang und Zahlungsausgang buchen. Solange alles gut läuft und alle Rechnungen pünktlich bezahlt werden, erscheinen Umsatz und Kosten zeitgerecht in der Buchhaltung und damit auch in der BWA. Tritt jedoch irgendwo eine Störung ein – sei es auf der Umsatzseite oder auf der Kostenseite (Rechnungen werden vom Unternehmer nicht mehr pünktlich bezahlt) –, dann gibt die BWA kein zutreffendes Bild mehr. Es kann dann sein, dass der Betrieb laut BWA immer noch gut da steht (alle Umsätze werden erfasst), jedoch in Wirklichkeit schon Verluste macht (die nicht mehr bezahlten Rechnungen werden nicht eingereicht). Hier verschenkt der Unternehmer nicht nur die Chance, sich die Vorsteuer schon rechtzeitig zurückzuholen, sondern er verliert auch ganz eindeutig den Einblick in sein Unternehmensgeschehen. Im Einzelfall können sich hier immense Schuldenberge anhäufen, ohne dass ein Externer hier einen Einblick bekommt, und der Unternehmer hat häufig den Kopf im Sand und rechnet gar nicht mehr so genau zusammen, wie hoch sich seine Schulden anhäufen. Helfen könnte hier eine Verbuchung auch der offenen Rechnungen in einem Kontokorrent, wodurch die Buchhaltung natürlich gegenüber einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Buchhaltung aufwändiger, jedoch in ihrer Aussagefähigkeit auch deutlich besser wird. Die Auswirkung in der Einnahmen-Ausgaben-BWA ist in der Lesehilfe 5.3 (Seiten 14–15) beschrieben.
Einmal gibt es für BWA-Zwecke teilweise spezielle Konten, z.B. für die kalkulatorische, vorläufige Abschreibung. Zum anderen muss man wissen, wie einzelne Positionen der BWA „denken“ und welche Konten überhaupt einbezogen sind. Vergisst man nämlich einen Wert, dann kann z.B. eine individuelle BWA leicht auf eine falsche Fährte führen. Im Falle der individuellen BWAs ist es deshalb angebracht, immer zur Kontrolle eine Standard-BWA mit auszudrucken, um das Gesamtergebnis oder Teilergebnisse noch einmal abzugleichen. Die BWA-Programmierung kann auf einzelne Konten zugreifen und hier auch unterscheiden zwischen Soll- und Habenwerten, sie kann den Saldo nehmen oder z.B. nur die Habenbuchungen auswerten. Das bedeutet für die Buchhaltung, dass man immer mit Stornobuchungen arbeiten muss und niemals ein Konto durch Umbuchung angleichen darf, da diese Umbuchung möglicherweise in der BWA nicht mit abgebildet wird. Hierzu muss man sich mit dem Funktionenplan beschäftigen. Wie so etwas aussieht, sehen Sie in Checkliste 10.
Damit aus einer ordnungsmäßigen Finanzbuchhaltung eine aussagefähige BWA wird, sind laufende Abstimmarbeiten und Abgrenzungsbuchungen sowie ggf. auch Zusatzbuchungen erforderlich. Die wichtigsten und grundlegendsten sind in der nachfolgenden Checkliste zusammengefasst. Natürlich müssen Sie nicht alles machen: Beträge, die für Ihr Unternehmen unbedeutend sind, können Sie auch vernachlässigen. So ist es z.B. für einen Betrieb mit ein oder zwei Pkws kaum sinnvoll, die Kfz-Versicherung abzugrenzen. Anders sieht das aus bei einem großen Fuhrpark, wo derartige Posten schon einen erheblichen Umfang annehmen können. Es ist also zu jedem Punkt im Einzelfall zu entscheiden, ob hiervon eine wichtige Ergebnisauswirkung ausgeht und demzufolge ob und wie dem in der BWA durch Zusatzbuchungen Rechnung getragen werden soll.
Laufende Erfassung von | erledigt | nicht erforderlich | noch zu veranlassen |
Abschreibungen |
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laufende Fortführung der Anlagenbuchhaltung und Überprüfung der kalkulatorischen Abschreibungen |
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Bestandsveränderungen |
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teilfertige Arbeiten |
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unfertige Erzeugnisse |
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anteilige Zinsen |
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Eigenverbrauch |
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Kfz-Privatnutzung |
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Forderungsausfälle bzw. EWB einschl. sofortige Klärung der Mehrwertsteuerrückforderung dazu |
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Anlagenabgänge |
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selbsterstellte Anlagen |
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Vortrag vollständiger EB-Werte |
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laufende Überwachung und Abstimmung |
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laufende Klärung offener Fälle |
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laufende Anforderung und Einarbeitung neuer Verträge |
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laufende Erfassung anteiliger Rückstellungen |
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laufende Berücksichtigung von kalkulatorischen Beträgen für Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Prämien und Tantiemen |
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Abgrenzung und Verteilung von Einmalzahlungen insbesondere am Jahresanfang, z.B. für Kfz-Versicherungen, Wartungsverträge, Software-Updates u. Ä. |
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korrekte Kontenzuordnung bereits unterjährig, Abstimmung mit letztem Jahresabschluss, Benennung eines Ansprechpartners bei Neueinrichtung |
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laufende BWA-Besprechung kanzleiintern mit den Bearbeitern |
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laufende BWA-Besprechung mit dem Mandanten: Wann? Wie oft? Wer? |
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laufende Erfassung und Abstimmung von Anzahlungen, Sicherheitseinbehalten und Schlusszahlungen besonders im Baubereich |
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|
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Besonderheiten in meinem Betrieb, die noch zu berücksichtigen sind (z.B. Akkreditive, mehrere Produktgruppen, typische saisonale Schwankungen und andere Dinge, die Ihnen noch wichtig erscheinen):
9 Beratungsunterlage |
BWA-Zeile | Zeilenbeschriftung | Fkt-Schl. | Konto von | Konto bis | S/H | Zeile von | Zeile bis | Basis | Prozent |
1000 |
| 9 |
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|
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|
|
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|
1010 | Betriebseinnahmen | 9 |
|
|
|
|
|
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|
1020 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1030 | Erlöse aus | 9 |
|
|
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|
|
|
|
1040 | Betriebl. Tätigk. | 0 | 4000 | 4499 | H |
|
|
| 113 |
|
| 0 | 4600 | 4629 | H |
|
|
|
|
|
| 0 | 4670 | 4685 | H |
|
|
|
|
|
| 0 | 4690 | 4799 | H |
|
|
|
|
|
| 0 | 4941 | 4945 | H |
|
|
|
|
1050 | Sonstige Erlöse | 0 | 4500 | 4599 | H |
|
|
| 113 |
|
| 0 | 4630 | 4669 | H |
|
|
|
|
|
| 0 | 4686 | 4689 | H |
|
|
|
|
|
| 0 | 4830 | 4854 | H |
|
|
|
|
|
| 0 | 4860 | 4929 | H |
|
|
|
|
|
| 0 | 4934 | 4937 | H |
|
|
|
|
|
| 0 | 4940 | 4940 | H |
|
|
|
|
|
| 0 | 4946 | 4999 | H |
|
|
|
|
|
| 0 | 6885 | 6894 | H |
|
|
|
|
|
| 0 | 7000 | 7199 | H |
|
|
|
|
|
| 0 | 7400 | 7449 | H |
|
|
|
|
|
| 0 | 7900 | 7989 | H |
|
|
|
|
|
| 18 | 7990 | 7990 | H |
|
|
|
|
|
| 0 | 7991 | 7999 | H |
|
|
|
|
1060 | = Summe der Erlöse | 1 |
|
|
| 1040 | 1050 | 2 | 113 |
1080 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1100 | Umsatzsteuer | 25 | 3800 | 3801 | H |
|
|
| 115 |
|
| 25 | 3805 | 3808 | H |
|
|
|
|
|
| 25 | 3810 | 3819 | H |
|
|
|
|
|
| 25 | 3831 | 3833 | H |
|
|
|
|
|
| 25 | 3851 | 3851 | H |
|
|
|
|
|
| 25 | 3854 | 3854 | H |
|
|
|
|
1110 | USt-Erstattungen | 18 | 3820 | 3830 | H |
|
|
| 115 |
|
| 18 | 3840 | 3850 | H |
|
|
|
|
1120 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1140 | Erhaltene Anzahlg. | 25 | 1190 | 1199 | H |
|
|
| 115 |
|
| 25 | 3250 | 3299 | H |
|
|
|
|
1150 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1160 | – Zugang Forderungen | 25 | 1200 | 1219 | S |
|
|
| 115 |
|
| 25 | 1221 | 1297 | S |
|
|
|
|
|
| 25 | 1300 | 1309 | S |
|
|
|
|
|
| 25 | 1495 | 1497 | S |
|
|
|
|
|
| 25 | 6280 | 6299 | S |
|
|
|
|
|
| 25 | 6930 | 6959 | S |
|
|
|
|
1170 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1180 | Betriebseinnahmen | 1 |
|
|
| 1060 | 1140 | 4 | 107 |
|
| 2 |
|
|
| 1120 | 1160 |
|
|
1190 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1200 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1210 | Betriebsausgaben | 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1220 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1230 | Mat./Wareneinkauf | 0 | 5100 | 5859 | S |
|
|
| 101 |
|
| 0 | 5880 | 5899 | S |
|
|
|
|
1240 | Fremdleistungen | 25 | 5800 | 5999 | S |
|
|
| 103 |
|
| 0 | 6303 | 6303 | S |
|
|
|
|
1250 | Personalkosten | 0 | 6000 | 6199 | S |
|
|
| 103 |
|
| 0 | 6440 | 6449 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 6970 | 6971 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 6979 | 6979 | S |
|
|
|
|
1260 | Raumkosten | 0 | 6305 | 6349 | S |
|
|
| 103 |
|
| 0 | 6972 | 6973 | S |
|
|
|
|
1270 | St./Vers./Beitr. | 0 | 6400 | 6439 | S |
|
|
| 103 |
|
| 0 | 6860 | 6874 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 7610 | 7629 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 7650 | 7659 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 7670 | 7679 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 7690 | 7699 | S |
|
|
|
|
1280 | Fahrzeugkosten | 0 | 6500 | 6599 | S |
|
|
| 103 |
|
| 0 | 7685 | 7689 | S |
|
|
|
|
1290 | Werbe-/Reisekosten | 0 | 6600 | 6699 | S |
|
|
| 103 |
1300 | Kosten Warenabgabe | 0 | 6700 | 6799 | S |
|
|
| 103 |
1310 | Instandh./Werkz. | 0 | 6450 | 6499 | S |
|
|
| 103 |
|
| 0 | 6845 | 6849 | S |
|
|
|
|
1320 | Abschreibungen | 0 | 6200 | 6279 | S |
|
|
| 103 |
|
| 0 | 6910 | 6915 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 6976 | 6976 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 7200 | 7299 | S |
|
|
|
|
1330 | Verschiedene Kosten | 0 | 6300 | 6302 | S |
|
|
| 103 |
|
| 0 | 6304 | 6304 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 6800 | 6844 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 6850 | 6859 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 6974 | 6975 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 6978 | 6978 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 6990 | 6999 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 8000 | 8999 | S |
|
|
|
|
1340 | = Summe der Kosten | 1 |
|
|
| 1230 | 1330 | 3 | 103 |
1370 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1380 | Geleistete Anzahl. | 25 | 1180 | 1189 | S |
|
|
| 115 |
1390 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1400 | Buchw. Anlagenabg. | 0 | 4855 | 4859 | S |
|
|
| 115 |
|
| 0 | 6895 | 6899 | S |
|
|
|
|
1410 | Sonst. Aufwendungen | 0 | 6350 | 6399 | S |
|
|
| 115 |
|
| 0 | 6875 | 6884 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 6900 | 6909 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 6920 | 6927 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 6960 | 6969 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 7300 | 7399 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 7500 | 7549 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 7600 | 7609 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 7630 | 7649 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 7660 | 7669 | S |
|
|
|
|
|
| 0 | 7680 | 7684 | S |
|
|
|
|
|
| 18 | 7990 | 7990 | S |
|
|
|
|
1420 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1430 | Vorsteuer | 25 | 1400 | 1419 | S |
|
|
| 115 |
|
| 25 | 1430 | 1433 | S |
|
|
|
|
|
| 25 | 1436 | 1436 | S |
|
|
|
|
|
| 25 | 1480 | 1484 | S |
|
|
|
|
|
| 25 | 3802 | 3804 | S |
|
|
|
|
|
| 25 | 3809 | 3809 | S |
|
|
|
|
|
| 25 | 3834 | 3839 | S |
|
|
|
|
1440 | USt-Zahlungen | 18 | 3820 | 3830 | S |
|
|
| 115 |
|
| 18 | 3840 | 3850 | S |
|
|
|
|
1450 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1460 | – Verr. kalk. Kosten | 0 | 6980 | 6989 | H |
|
|
| 115 |
1470 | – Zugang Verbindl. | 25 | 1485 | 1485 | H |
|
|
| 115 |
|
| 25 | 3300 | 3333 | H |
|
|
|
|
|
| 25 | 3335 | 3349 | H |
|
|
|
|
|
| 25 | 3400 | 3449 | H |
|
|
|
|
|
| 25 | 3470 | 3508 | H |
|
|
|
|
|
| 25 | 3610 | 3619 | H |
|
|
|
|
|
| 25 | 3695 | 3699 | H |
|
|
|
|
|
| 25 | 3720 | 3760 | H |
|
|
|
|
|
| 25 | 3762 | 3790 | H |
|
|
|
|
1480 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1490 | Betriebsausgaben | 2 |
|
|
| 1170 | 1460 |
| 107 |
|
| 2 |
|
|
| 1170 | 1470 |
|
|
|
| 1 |
|
|
| 1340 | 1440 |
|
|
1500 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1510 | Vorl. betr.wirt. Erg. | 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1520 | Einn.-Ausgaben-BWA | 2 |
|
|
| 1180 | 1490 |
| 107 |
1531 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1532 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1540 | Liquiditätsbeiträge | 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1550 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1650 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1660 | Vorl. Ergebnis | 1 |
|
|
| 1520 | 1520 |
| 115 |
1670 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1680 | + Abschreibungen | 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1681 | (nicht kalkulat.) | 1 |
|
|
| 1320 | 1320 |
| 115 |
|
| 25 | 6976 | 6976 | H |
|
|
|
|
1685 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1690 | + Aufnahmen Darlehen | 19 | 3100 | 3249 | H |
|
|
| 115 |
|
| 19 | 3350 | 3419 | H |
|
|
|
|
|
| 19 | 3450 | 3469 | H |
|
|
|
|
|
| 19 | 3510 | 3549 | H |
|
|
|
|
|
| 19 | 3560 | 3599 | H |
|
|
|
|
1691 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1700 | – Tilgung Darlehen | 19 | 3100 | 3249 | S |
|
|
| 115 |
|
| 19 | 3350 | 3419 | S |
|
|
|
|
|
| 19 | 3450 | 3469 | S |
|
|
|
|
|
| 19 | 3510 | 3549 | S |
|
|
|
|
|
| 19 | 3560 | 3599 | S |
|
|
|
|
1701 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1710 | – Anlagenzugänge | 19 | 95 | 799 | S |
|
|
| 115 |
|
| 19 | 800 | 999 | S |
|
|
|
|
|
| 25 | 3334 | 3334 | S |
|
|
|
|
1711 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1712 | + Anlagenabgänge | 25 | 4855 | 4859 | S |
|
|
| 115 |
|
| 25 | 6895 | 6899 | S |
|
|
|
|
1715 |
| 9 |
|
|
|
|
|
|
|
1720 | +/– Sonstige Posten | 25 | 1900 | 1949 | H |
|
|
| 115 |
|
| 25 | 2980 | 3099 | H |
|
|
|
|
|
| 25 | 3900 | 3959 | H |
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| 25 | 4915 | 4924 | S |
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| 25 | 6920 | 6924 | S |
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1730 |
| 9 |
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1731 |
| 9 |
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1740 | Liquid. Beitr. Betrieb | 2 |
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| 1020 | 1710 |
| 115 |
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| 1 |
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| 1660 | 1680 |
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| 1 |
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| 1681 | 1681 |
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| 2 |
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| 1690 | 1700 |
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| 1 |
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| 1712 | 1720 |
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1750 |
| 9 |
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1760 |
| 9 |
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1770 | Privateinlagen | 25 | 2180 | 2199 | H |
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| 115 |
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| 25 | 2580 | 2599 | H |
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1771 |
| 9 |
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1780 | + Grundstücksertrag | 25 | 2350 | 2399 | H |
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| 115 |
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| 25 | 2750 | 2799 | H |
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1781 |
| 9 |
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1790 | – Grundstücksaufwand | 25 | 2300 | 2349 | S |
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| 115 |
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| 25 | 2700 | 2749 | S |
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1791 |
| 9 |
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1800 | – Privateinnahmen | 25 | 2100 | 2149 | S |
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| 115 |
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| 25 | 2500 | 2549 | S |
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1801 |
| 9 |
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1810 | – Privatsteuern | 25 | 2150 | 2179 | S |
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| 115 |
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| 25 | 2550 | 2579 | S |
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1811 |
| 9 |
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1820 | – Sonderausg./Spenden | 25 | 2200 | 2279 | S |
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| 115 |
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| 25 | 2600 | 2679 | S |
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1821 |
| 9 |
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1830 | – Außergew. Belastungen | 25 | 2280 | 2299 | S |
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| 115 |
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| 25 | 2680 | 2699 | S |
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1831 |
| 9 |
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1832 |
| 9 |
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1840 | Liquid. Beitr. Privat | 25 | 2100 | 2399 | H |
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| 115 |
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| 25 | 2500 | 2799 | H |
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1850 |
| 9 |
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1851 |
| 9 |
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1852 |
| 9 |
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1860 | Liquiditätsüber-/ | 1 |
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| 1740 | 1740 |
| 115 |
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| 1 |
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| 1840 | 1840 |
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1870 | -unterdeckung | 9 |
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Quelle: DATEV-Funktionsplan zu SKR 04.
Zu einer BWA gehört heute unstrittig mindestens die laufende Berücksichtigung der voraussichtlichen Abschreibungen. Obwohl man diese Abschreibungen gängig „kalkulatorische Abschreibungen“ nennt, haben sie nichts mit dem Kostenrechnungsbegriff „kalkulatorische Abschreibungen“ zu tun, sondern es handelt sich um die voraussichtlichen, tatsächlichen Abschreibungen, die lediglich vorläufig eingebucht werden. Da sich dieser Begriff aber so eingebürgert hat, wird er hier auch verwendet. Üblicherweise werden die voraussichtlichen Jahresabschreibungen als Summe ermittelt und davon jeweils 1/12 monatlich (am einfachsten über Dauerbuchungen) eingebucht.
Wichtig: Die Abschreibungshöhe muss regelmäßig überprüft und angepasst werden. Am besten ist es, wenn parallel zur Finanzbuchhaltung auch die Anlagenbuchführung laufend fortgeführt wird und jedenfalls bei größeren Abschreibungen das Jahresgesamtvolumen der Abschreibungen neu ermittelt wird und ein möglicher Differenzbetrag dann auf den Rest des Jahres verteilt wird.
Bei der Auswahl der Konten für diese Buchung ist Folgendes zu beachten:
Es gibt dafür zwei Möglichkeiten: Sie können die tatsächliche Abschreibung einbuchen. Dann benutzen Sie die Abschreibungskonten wie später auch für den Abschluss und buchen auf den Anlagekonten gegen. Ermitteln Sie dagegen unterjährig nur überschlägig und pauschal die vorläufige Abschreibung, dann buchen Sie kalkulatorische AfA (Konto 4993 im SKR 03 bzw. 6976 im SKR 04) an Wertberichtigungen (Konto 0092 im SKR 03 bzw. 3950 im SKR 04).
Das macht sich dann in der Liquiditätsrechnung zu einer Ausgaben-BWA laut Muster 5 wie folgt bemerkbar: Wird die „echte“ Abschreibung gebucht, dann wird im Cashflow auf Seite 2 die Abschreibung als Abschreibung dazu addiert. Wird dagegen kalkulatorisch gebucht, dann erscheint die Abschreibung auf „sonstige Posten“. Führen Sie eine „Mischbuchung durch“ und buchen z.B. vom GuV-Konto Abschreibungen an Wertberichtigungen, dann werden die Abschreibungen in der BWA doppelt hinzuaddiert: Einmal als Abschreibungen (genommen aus der entsprechenden BWA-Zeile) und einmal als Wertberichtigungsposten (genommen vom entsprechenden Konto). Hier erkennt man deutlich die Gefahr einer BWA: Doppelberücksichtigungen sind ebenso möglich wie die komplette Nichtberücksichtigung, wenn sich Denkweise des Buchhalters und des Erstellers der BWA-Logik nicht decken. Deshalb ist es unbedingt erforderlich, sich mit den Funktionsplänen für seine BWA auseinander zu setzen, will man zu zuverlässigen Ergebnissen kommen.
Ausnahme:
Das gilt nicht bei den Ärztekontenrahmen der DATEV SKR 80 (Zahnärzte) und SKR 81 (Ärzte): Hierfür wird immer die Abschreibung zur Berechnung der Liquidität herangezogen, egal ob kalkulatorisch und als Wertberichtigung oder nicht als Wertberichtigung gebucht. (Andere) ARAP werden aber als sonstige Posten gekürzt.
Ebenfalls zum Standardprogramm für eine aussagefähige BWA gehört es, dass die Darlehen unterjährig erfasst werden. Das bedeutet:
Alle Konten buchen einschließlich Darlehenskonten
Häufig werden Darlehenskonten unterjährig gar nicht erfasst. Teilweise erhalten die Darlehensnehmer auch gar keine laufenden Kontoauszüge, sondern nur am Jahresende. Hier muss ggf. ein Zinstilgungsplan speziell für die Buchhaltung angelegt werden. Entsprechendes muss z.B. bei Ratenzahlungsfinanzierung erfolgen, wenn der Zinstilgungsplan nicht bereits von der finanzierenden Bank oder vom Verkäufer beigelegt wird.
Zusätzlich ist hier noch die Logik der BWA ggf. zu beachten: Bei Darlehenskonten wird im Regelfall eine Sollbuchung als Tilgung aufgefasst und eine Habenbuchung als Darlehenserhöhung. Hier kann es also zu Verfälschungen kommen, wenn Raten z.B. zunächst komplett auf das Darlehenskonto gebucht werden und dann der Zinsanteil umgebucht wird. Hier muss vielmehr ggf. direkt Zinsanteil und Ratenanteil separat gebucht werden. Anders wenn Zinsen jeweils dem Darlehen zugeschlagen und Tilgungen dagegengerechnet werden: Dann kann auch entsprechend gebucht werden. Außerdem ist streng darauf zu achten, dass Fehlbuchungen nicht durch Umbuchung, sondern durch Stornierung rückgängig gemacht werden. In Zweifelsfällen muss die Auswirkung auf die BWA jeweils im Einzelfall kontrolliert werden. Aufschluss über die Handhabung in der BWA gibt das jeweilige Prüfprotokoll bzw. der Funktionenplan (vgl. dazu die Einführungen zu Checkliste 10).
Der richtigen laufenden Verbuchung von Anzahlungen und Sicherheitseinbehalten kommt bei der BWA-orientierten Buchführung große Bedeutung zu. Während bei „normaler“ Finanzbuchhaltung die Abstimmung der Buchhaltung ggf. zum Jahresende ausreicht, führt das in der BWA zu falschen Aussagen. Die zutreffende Verbuchung ist unter folgenden Gesichtspunkten zu prüfen:
In der Bilanz wird die Anzahlung erfolgsneutral behandelt. Handelt es sich um eine Anzahlung auf eine in Arbeit befindliche Leistung, steht dem gegenüber der Bestand an teilfertigen Arbeiten, der den tatsächlichen Leistungsstand (jedenfalls annähernd mit Bilanzwerten bewertet) wiedergibt.
Ausnahme: Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird direkt die Anzahlung als Betriebseinnahme erfolgswirksam erfasst.
Wer also langfristige Produktionsprozesse zu verzeichnen hat und hierfür Anzahlungen bekommt, findet zwar einen gewissen Liquiditätsbeitrag auf seinem Konto. In der BWA macht sich die Anzahlung jedoch bei bilanzierenden Unternehmen nicht positiv bemerkbar. Um hier zu einem zutreffenden Ergebnis zu kommen, muss zusätzlich eine Position „Stand der teilfertigen Arbeiten“ erfasst werden.
Die Umsatzsteuer auf Anzahlungen wird erst fällig bzw. die Vorsteuer kann erst gezogen werden, wenn die Anzahlungsrechnung nicht nur geschrieben ist bzw. vorliegt, sondern wenn auch die Zahlung erfolgt ist. D.h. umsatzsteuerlich und ertragsteuerlich sind angeforderte, jedoch noch nicht bezahlte Anzahlungen irrelevant. Deshalb werden diese in der normalen Finanzbuchhaltung auch häufig nicht erfasst, zumal sie auch für die Schlussrechnungslegung unerheblich sind, da da ja nur bezahlte Anzahlungen zur Anrechnung gebracht werden.
Andererseits kann man für BWA-Zwecke teilweise die angeforderten Anzahlungen als Anhaltspunkt für den Stand der teilfertigen Leistungen nehmen. Das gilt immer dann, wenn der Betrieb nach Leistungsfortschritt Anzahlungen anfordert und hier auch ein bestimmtes nachvollziehbares System hat, z.B. immer 90 % der bisher aufgelaufenen Leistung. Daraus ließe sich dann ein Bestand an teilfertigen Arbeiten zum Stichtag vorläufig und für BWA-Zwecke ermitteln. Hierfür ist es dann notwendig, dass auch über die angeforderten, aber noch nicht eingegangenen Zahlungen Statistiken geführt werden.
Sicherheitseinbehalte machen nicht nur bei der Kontenabstimmung der Forderungen besonders im Bausektor Schwierigkeiten, sondern sie verfälschen natürlich auch die Ertragssituation, wenn der Erlös ohne Sicherheitseinbehalt gebucht wird. Hier müssen also zum Kontenausgleich und um die Gesamterlössituation des Betriebs zutreffend darzustellen, auch die Sicherheitseinbehalte fortlaufend ermittelt und auf ein entsprechendes Bestandskonto umgebucht werden. Dies dient der besseren Kontenabstimmung und der Unterscheidung zwischen „echten“ umsatzmindernden Einbehalten (z.B. aus Mängelrügen) und vorsorglichen (Sicherheits-)Einbehalten.
Nachfolgend ist beispielhaft eine Aufstellung angeforderter und erhaltener Abschlagszahlungen abgebildet, aus der im vorliegenden Fall der Stand der teilfertigen Arbeiten aufgrund der Auftrags- und Anzahlungskalkulation des entsprechenden Betriebs vorgenommen wird.
BauVogel GmbH Aufstellung angeforderte/erhaltene Abschlagszahlungen zum 30.06.20..
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| 3280 | 3270 |
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Bauvorhaben | Az-Nr.: | Rg.-Nr.: | lt. Rechnung | Zahlung dazu | offen | erh. AZ 16 % | Bemerkungen |
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Wohnhaus Meier | 1 | 401380 | 4.999,99 | 4.999,99 | 0,00 | 4.310,34 |
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| 2 | 401394 | 4.999,99 | 4.999,99 | 0,00 | 4.310,34 |
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| 3 | 401448 | 4.999,99 | 4.999,99 | 0,00 | 4.310,34 |
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Villa Vogel | 1 | 401533 | 10.009,43 | 10.009,43 | 0,00 | 8.628,82 |
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| 2 | 401600 | 17.900,68 | 17.900,68 | 0,00 | 15.431,62 |
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| 3 | 401620 | 22.225,75 | 19.978,64 | 2.247,11 | 17.222,97 | SEB = 2.222,57 |
| 4 | 401666 | 57.782,81 | 55.646,38 | 2.136,43 | 47.971,02 |
|
| 5 | 401706 | 25.899,10 | 25.899,10 | 0,00 | 22.326,81 |
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| 6 | 401717 | 30.806,02 | 30.806,02 | 0,00 | 26.556,91 |
|
| 7 | 401733 | 45.165,81 | 45.165,81 | 0,00 | 38.936,04 |
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| 8 | 401757 | 46.692,44 | 46.600,98 | 91,46 | 40.173,26 |
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Städt. Krankenh. | 1 | 401709 | 9.592,44 | 9.592,44 | 0,00 | 8.269,34 |
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| 2 | 401758 | 25.981,45 | 25.981,45 | 0,00 | 22.397,80 |
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Gewerbepark | 1 | 401729 | 11.608,83 | 11.608,83 | 0,00 | 10.007,61 |
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| 2 | 401752 | 6.294,52 | 6.294,52 | 0,00 | 5.426,31 |
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| 3 | 401760 | 48.397,70 | 48.397,70 | 0,00 | 41.722,16 |
|
| 4 | 200048 | 18.725,25 | 18.725,25 | 0,00 | 16.142,46 |
|
| 5 | 200048 | 25.563,95 | 25.563,95 | 0,00 | 22.037,89 |
|
| 6 | 200048 | 15.421,18 | 15.421,18 | 0,00 | 13.294,12 |
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| 7 | 200048 | 38.340,39 | 38.340,39 | 0,00 | 33.052,06 |
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| 8 | 200048 | 14.523,35 | 14.523,35 | 0,00 | 12.520,13 |
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Schulungsstätte | 1 | 401728 | 23.138,59 | 23.138,59 | 0,00 | 19.947,06 |
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| 2 | 401753 | 15.347,77 | 15.347,77 | 0,00 | 13.230,84 |
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| 3 | 401759 | 101.405,49 | 101.405,49 | 0,00 | 87.418,53 |
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| 4 | 200043 | 37.273,85 | 37.273,85 | 0,00 | 32.132,63 |
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| 5 | 200043 | 46.411,77 | 46.411,77 | 0,00 | 40.010,15 |
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| 6 | 200043 | 47.166,57 | 47.163,72 | 2,85 | 40.658,38 |
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EFH Müller | 1 | 401724 | 803,82 | 803,82 | 0,00 | 692,95 |
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Tramstation | 1 | 99069 | 38.471,97 | 38.471,97 | 0,00 | 33.165,49 |
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| 2 | 99069 | 20.787,21 | 20.787,21 | 0,00 | 17.920,01 |
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| 3 | 99069 | 19.247,15 | 19.247,15 | 0,00 | 16.592,37 |
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| 4 | 99069 | 40.876,89 | 40.876,89 | 0,00 | 35.238,70 |
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| 5 | 99069 | 108.073,61 | 0,00 | 108.073,61 | 0,00 |
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Sparkasse | 1 | 200107 | 25.237,08 | 23.454,62 | 1.782,46 | 20.219,50 |
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Gaswerke | 1 | 200117 | 11.159,13 | 11.159,13 | 0,00 | 9.619,94 |
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| 2 | 200088 | 8.908,97 | 0,00 | 8.908,97 | 0,00 |
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| 123.242,89 | 781.894,90 |
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Normalerweise kennt man sie zum Jahresende: Die aktiven Rechungsabgrenzungen, insbesondere für bereits geleistete Zahlungen, die jedoch aufwandsmäßig einem festen Zeitraum nach dem Bilanzstichtag zuzuordnen sind. Das betrifft z.B. jahresübergreifende Zahlungen für Versicherungen, Kfz-Steuer, Disagio, Leasingsonderzahlungen. Dies dient der zutreffenden Ergebnisabgrenzung zwischen den Jahren. Will man nun in einer Betriebswirtschaftlichen Auswertung monatlich ein zutreffendes Ergebnis erhalten, dann muss man monatlich eine derartige Rechnungsabgrenzung berücksichtigen, und zwar auch dann, wenn z.B. die Zahlungen am Jahresende wieder auf Null stehen. Ob und in welchem Umfang das erforderlich ist, hängt natürlich von den betroffenen Größenordnungen ab.
Ob man es macht, ist also im Einzelfall zu entscheiden. Dabei ist zu bedenken: Ist das Schema einmal eingerichtet, dann kann es relativ einfach fortgeführt werden und es sind auch schon die Beträge für den Jahresabschluss ermittelt. Weiterer Vorteil: Selbst wenn man am Anfang des Jahres der Meinung ist, dass der Gesamtbetrag klein sein wird und bedeutungslos, so besteht die Gefahr, dass im Laufe des Jahres ein größerer Betrag – z.B. Leasingsonderzahlung – hinzutritt und dann nicht in der gewünschten Art und Weise erfasst wird.
Wie man es machen kann, ist in der nachfolgenden EXCEL-Tabelle beispielhaft dargestellt: Ist ein solches Selbstrechnungsformular erst einmal eingerichtet, dann ist die Fortführung mit relativ wenig Aufwand möglich. Wichtig ist allerdings, dass eine derartige Buchhaltung stetige Aufmerksamkeit erfordert, damit die entsprechenden Sachverhalte auch erkannt werden.
Für die BWA ist der jeweils bei der Auftragserstellung bzw. beim Verkauf tatsächlich angefallene Wareneinsatz von Bedeutung. Bei bilanzierenden Betrieben wird wenigstens einmal im Jahr der korrekte Wareneinsatz dadurch ermittelt, dass am Jahresende eine Inventur der Jahresbestände stattfindet und damit ganz genau festgestellt werden kann, wie viel im Jahr von den eingekauften Waren tatsächlich verbraucht worden ist. Damit stimmt der Aufschlagssatz bzw. Rohertrag bzw. die Materialeinsatzquote wenigstens zum Jahresabschluss. Bei Betrieben mit stark schwankenden Warenbeständen käme man so jedoch nie zu einer sinnvollen BWA-Aussage, wenn man es bei der jährlichen Inventur belässt.
Es war bereits gesagt worden, dass in Betrieben mit festem Kalkulationsaufschlag in der BWA statt des Wareneinkaufs bzw. des Wareneinsatzes diese Wareneinsatzquote mit einem festen Prozentsatz ausgehend vom betrieblichen Kalkulationsaufschlag bzw. vom Vorjahreswareneinsatz ermittelt werden kann. Das hat jedoch den Nachteil, dass „Brüche“ in der Wareneinsatzquote nicht erkannt werden können. So wird z.B. nicht ersichtlich, wenn ein allgemeiner Preisverfall auf dem Absatzmarkt stattfindet, ohne dass die Einkaufspreise entsprechend sinken: Bei einem fest geschlüsselten Kalkulationsaufschlag ist nicht mehr ermittelbar, wie sich das auf den Durchschnittsaufschlag ausgewirkt hat.
Deshalb ist es manchmal wünschenswert, unterjährig Inventurwerte zu erlangen. Am einfachsten ist dies in Betrieben, die über ein Warenwirtschaftssystem, eine Lagerbuchhaltung oder ähnliche betriebliche Statistiken verfügen. Diese genügen zwar nicht den Anforderungen der körperlichen Bestandsaufnahme, wie sie am Jahresende bzw. mindestens einmal im Jahr für die Bilanz erforderlich ist, sie können aber für die BWA als aussagefähige Grundlage dienen.
Im Einzelfall kann es auch einmal sinnvoll sein, unterjährig eine Inventur zu machen. Bei überschaubareren Verhältnissen kann dies auch regelmäßig einmal im Quartal der Fall sein. Das muss jeweils im Einzelfall entschieden werden. Manchmal reicht auch eine überschlägige Ermittlung. Aber bitte nicht zu grob – dann bringt es für die BWA auch nicht den gewünschten Erkenntnisfortschritt!
Die Ermittlung der teilfertigen Arbeiten bzw. der in Arbeit befindlichen Bauleistungen ist nicht gerade die liebste und einfachste Übung des Unternehmers, weshalb viele schon gleich abwinken, wenn es heißt, so etwas wäre für BWA-Zwecke nicht nur sinnvoll, sondern auch absolut notwendig. Es ist jedoch erstaunlich, wie gut man häufig in der Praxis auch regelmäßig an geeignete Werte kommt und welchen sinnvollen Zusatznutzen man noch hat, wenn man seine Baustellen regelmäßig überwacht, seine Anzahlungen abstimmt, seine Sicherheitseinbehalte im Griff hält usw.
Die einfachste Möglichkeit, die teilfertigen Arbeiten abzuschätzen, ist in Betrieben gegeben, die im Normalfall Anzahlungen anfordern und einen bestimmten Prozentsatz angeben können, zu dem die Anforderungen dem Arbeitsstand entsprechen. Hier braucht man nämlich nur die angeforderten Anzahlungen als Grundlage zu nehmen (vgl. Beispiel in Arbeitshilfe 13).
Wichtig: Für die Finanzbuchhaltung benötigt man in der Regel nur die geleisteten Anzahlungen, da diese sich in der Bilanz und Umsatzsteuer auswirken. Will man jedoch die teilfertigen Arbeiten mit Hilfe der Anzahlungshöhe abschätzen, dann muss man natürlich auf die angeforderten Anzahlungen abstellen!
Will man laufend die „echten“ teilfertigen Arbeiten ermitteln, dann ist abzustellen auf den Material- und Wareneinsatz, den Personaleinsatz und die Gemeinkosten. Wie so etwas aussehen kann, können Sie rechts am Beispiel einer Baustellenabrechnung sehen. Der Gemeinkostenzuschlag wird jeweils mindestens einmal jährlich auf der Basis des letzten Jahresabschlusses ermittelt. Die eingesetzten Arbeitsstunden ergeben sich aus den Lohnaufzeichnungen und die Materialeinsatzkosten aus den Materialentnahmescheinen vom Kleinteilelager bzw. den speziell für den Auftrag beschafften Materialien, die im Baubuch festgehalten werden.
Mustermann GmbH: Auswertung zur unterjährigen Buchung teilfertiger Leistungen
Gemeinkostenzuschlag lt. Jahresabschluss 20.. (steuerlich): 178,90 %
Monat: x
Projektnummer |
| 98002 | 99124 | 99214 | 98218 |
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Debitoren |
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| 20136 | 10092 | 20818 |
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Baustelle | Bestand Vormonat | Meier | Schulze | Weber | Hofmann | Einzelkosten |
| Steuerlich |
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| gesamt |
Bereich |
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prod. Std. kum. Vormonat | 6.822,00 | 689,00 | 18,00 | 385,00 | 2.150,00 | 3.242,00 |
prod. Std. lfd. Monat Facharb. | 2.059,00 | 399,50 | 0,00 | 0,00 | 272,00 | 671,50 |
prod. Std. lfd. Monat Lehrlinge | 122,00 | 8,00 | 0,00 | 29,00 | 0,00 | 37,00 |
prod. Std. vor Abgängen | 9.003,00 | 1.096,50 | 18,00 | 414,00 | 2.422,00 | 3.950,50 |
Abgang prod. Stunden | –264,00 | –347,72 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | –347,72 |
Übertrag prod. Stunden | 8.764,50 | 748,78 | 18,00 | 414,00 | 2.422,00 | 3.602,78 |
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Stand Vormonat | 463.097,50 | 42.738,59 | 977,55 | 27.931,93 | 142.441,17 | 214.089,24 |
Veränderg. z. Vormonat | 45.961,18 | 1.974,67 | –5,19 | 724,17 | 13.468,69 | 16.162,35 |
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Bestand zum Monatsende | 509.058,68 | 44.713,26 | 972,36 | 28.656,10 | 155.909,86 | 230.251,59 |
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Material-EK Total | 174.628,84 | 14.258,22 | 111,48 | 9.430,63 | 40.449,75 | 64.250,08 |
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Lohn-EK | 135.556,98 | 10.857,31 | 301,50 | 6.714,44 | 39.443,31 | 57.316,56 |
Lohn-GKZ 178,9 % | 242.511,44 | 19.423,73 | 539,38 | 12.012,13 | 70.564,08 | 102.539,33 |
Lohnkosten Total | 378.068,42 | 30.281,04 | 840,88 | 18.726,57 | 110.007,39 | 159.855,89 |
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Fremdleistungen | 28.004,45 | 174,00 | 20,00 | 498,90 | 5.452,72 | 6.145,62 |
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Selbstkosten gesamt | 580.701,71 | 44.713,26 | 972,36 | 28.656,10 | 155.909,86 | 230.251,59 |
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Selbstkosten lfd. Monat | 117.604,21 | 1.974,67 | –5,19 | 724,17 | 13.468,69 | 16.162,35 |
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Vollabgang wg. Schlrg. | - | Teilabgang | ja | nein | nein |
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Schlussrg. vom: | - |
| Re-Nr. 0000000 |
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| - |
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| v. 00.00.2000 |
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Signum für Erfassung FiBu: | - |
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| - |
Zusatzauswertungen
| vorhanden | erwünscht | nicht erforderlich | |
| Standard-BWA | |||
| individuelle BWA, nämlich | |||
| Branchenauswertungen | |||
| Zusatzauswertungen für | |||
| Kostenrechnung | |||
| Filialenrechnung | |||
| Soll-Ist-Vergleich | |||
| Deckungsbeitragsrechnung |
Als Experten im Rechnungswesen und Controlling sind wir Ihnen bei jeglicher, weiterführenden Beratung gerne behilflich! Gerne prüfen wir auch mit Ihnen zusammen das Kosten-Nutzen-Verhältnis und welche Beratungsförderungsmöglichkeiten ggf. für Ihren Fall bestehen. Alle Beratungen im Rechnungswesen, die über die reine Finanzbuchhaltung hinausgehen, sind in der Regel förderfähig nach Beratungsförderungsprogrammen der öffentlichen Hand, da und soweit es sich um Organisationsberatungen und Beratungen zur Verbesserung der Unternehmensführung handelt. Sprechen Sie uns an und fordern Sie uns!
Auch Folgendes sollten Sie für Ihre Entscheidung wissen und bedenken: Zukünftig werden die Kreditinstitute im Rahmen der Kreditvergabe nicht nur das Zahlenwerk der Vergangenheit beurteilen, sondern auch Ihre Managementfähigkeiten sowie die Zukunftsaussichten des Unternehmens. Transparenz Ihrer Aktionen, Voraussicht und nachvollziehbare Pläne ergeben hier Pluspunkte für Sie und Ihr Unternehmen, die sich zukünftig nicht nur in der Frage auszahlen, ob Sie einen Kredit bekommen, sondern auch zu welchen Konditionen. Sprechen Sie also auch hierüber mit uns und Ihrer Bank, damit Ihr Rechnungswesen gleich auf die neuen Anforderungen ausgerichtet werden kann.